使用這 10 個簡單提示在您的日常工作任務中創建秩序

安排我們的日常工作時間表不僅僅是製定更嚴格的時間段並嚴格遵守這些時間段。 無論我們多麼自律，都有無數因素（包括分心）會讓我們失望。 是時候停止嘗試使用我們一遍又一遍地看到的公式，並將其視為主觀事物。 要真正學會如何組織日常任務，我們需要找到一種為我們量身定制的方法。

我們已盡最大努力研究十個技巧，這些技巧將指導您找到最適合您的方法。 這意味著學習如何確定優先級、如何處理失敗以及如何珍惜你的時間。

提示 #1：創建適合您的訂單

絕對首要的是了解自己。

盲目地遵循說明，或使用生產力教練預先制定的模板和計劃並期望獲得出色的結果是沒有用的。 僅僅因為他們為他們工作並不意味著它對你有用。

如果你是那種在早上努力處理複雜任務的人，但你可以在下午輕鬆完成任務，不要強迫自己進入“早起的鳥兒”例行公事。 相反，圍繞你的生物鐘計劃你的日常任務。

悉尼大學商學院的 Stefan Volk 博士是眾多探索辦公室生產力與生物鐘之間錯綜複雜聯繫的研究人員之一。 他聲稱我們身體的節律在一天中確實有多個高潮和低谷，但只有一個生產力高峰期。 如果你在你的時間表之外工作，世界上沒有任何時間表可以讓你更有效率。 例如：

• 早起類型的人可能會陷入在他們最警覺的時候做瑣碎任務的陷阱——電子郵件、電話、會議、評論等。當重要的任務開始時，他們已經過了巔峰期。
• 晚裝型的人強迫自己盡快完成大的、注意力集中的任務，因為人們長期以來一直錯誤地認為早晨是繁重的工作。 他們最終會感到疲倦和注意力不集中，並且自然而然地 - 當工作草率完成時責備自己。

也許最著名的計時型倡導者 Michael Breus 博士建議首先了解你的類型，以充分利用你的工作日。

提示#2：現實一點，設定切合實際的目標

我們都犯了同樣的錯誤，即高估了我們的奉獻精神。

你有多少次聽到有人說他們正在戒糖，結果三天后才看到他們買了一塊糖果？ 當被問到這件事時，這個人變得防禦，感到失敗，並聲稱要么已經放棄，要么下週重新開始。 如此循環往復。

每一位稱職的生產力教練都會告訴你，具體的目標和容易消化的任務是要走的路。 例如：

代替：

明天寫5頁草稿；

嘗試使用：

上午 8 點至上午 10 點研究該主題

上午 11 點至下午 1 點寫前兩頁

1:15 PM – 3 PM 寫後兩頁

3:30 PM – 4:30 PM 寫最後一頁。

區別很明顯。 第一個例子展示了我們大多數人如何在我們的工作計劃中寫下任務：我們知道我們需要做什麼，以及什麼時候做。 我們讓細節自行解決，這最終會導致日程安排混亂無序。

但是，如果我們按組件分解較大的任務，我們會立即引入順序。 僅此行為就可以讓我們計算每一步需要多少時間，這是非常寶貴的信息。

例如，在整個計算過程中，您可以意識到您將沒有時間執行您計劃執行的任務。 因此，您可以立即將其委派或轉移到明天。 但是，如果您使用第一種方法，您可能會意識到只有在委派或推遲為時已晚時才沒有時間執行該任務。

其他一些例子：

提示#3：接受失敗作為學習過程的一部分

與之前的建議保持一致——保持低期望。

希望盡快發生劇烈變化就是從一開始就失敗了。 相反，請記住以下幾點：

• 第一周將是你與時間表爭吵，做出必要的改變；
• 第一周結束時將分析您的進度（成功和失敗），並更改下週的時間表；
• 第二週會看到你按照修改後的時間表工作；
• 第二週結束時將再次分析進度等。
• 第三週會有更多的進步，核心的變化將變得更加鞏固。

所以它會一周又一周。 每次你都會看到新的需要改進的地方。 新問題會出現，意外情況會影響您的日程安排（個人問題、其他人的任務、休息日、錯過截止日期等）。

所以開始對自己和你的日程表更加寬容。 使失敗正常化。 否則，你會把每一個錯誤都解釋為你沒有取得進步的跡象，而事實恰恰相反。

提示#4：根據你的時間安排你的日程安排

與流行的看法相反，您不應該尋找“在一天中有更多時間”的方法。

我們都有 24 小時，不多也不少。 倦怠是人們努力工作的直接結果，他們認為嚴格、有紀律的時間表和無休止的小任務自動化會以某種方式給他們更多的時間。

你想要做的是學習如何確定優先級。 因為即使我們在一天中都有相同的時間來完成一定數量的任務，但並非所有任務都是平等的。

有些會比其他的更重要，而有些則可以完全消除。

要正確採用這種心態，您必須嘗試我們的下一個建議。

提示#5：學習優先級

最成功的優先排序方法之一是艾森豪威爾矩陣。

它是一個框架，用於確定哪些任務對實現您的目標最重要，哪些會減慢您的進度。

使用艾森豪威爾矩陣，您可以根據四個標準對任務進行排序：

• 緊急且重要——立即執行（緊急呼叫、火災、受傷等）
• 緊急但不重要 - 委託給某人（安排會議、支付賬單、家務等）
• 重要但不緊急——稍後再做（長期目標）
• 不重要和不緊急的——消除（浪費時間的活動）

任務優先級遵循這個簡單的示意圖：

可以在我們關於如何使用艾森豪威爾矩陣來組織您的日常任務的詳細分步指南中找到此圖表和更多內容。

一旦你知道你的優先事項是什麼，制定一個有序的時間表就會變得更容易。 結合全天了解您的能量水平，您將能夠在您效率最高的時候設置最大的優先任務。

提示 #6：預測干擾

我們經常討論處理分心的不同方法。 但這一次，我們想指出在干擾發生之前了解和預測干擾的重要性。

您知道每天都會發生很多事情，這會佔用您一天的時間。 消除它們以免它們影響您的工作日程的最佳方法是儘早為它們做好準備。

一些例子：

• 在家工作的人可能會遇到一些問題，例如需要修理某些東西（管道電），但排滿的日程安排幾乎沒有時間與修理工在一起。 您可以通過讓他們在您有不太重要的任務或讓朋友或家人代替您來見他們的時間來為分心做好準備。
• 有些人被要求在工作日抽出時間來監督受訓者。 為分心做好準備的一種方法是在一天中給受訓者兩個時間段進行提問。 白天，他們一邊工作一邊收集問題，到了見面的時間，他們可以提出任何問題。 這樣，您就不會在高峰工作時間被套路，而且學員有時間自己尋找解決方案。
• 如果您在特別繁忙的一天召開會議，並且無法委派會議，您可以通過在最後做一個常見問題來縮短會議時間。 預測最常見的問題並立即回答。 然後，您可以在第二天安排另一個較短的會議，以解決任何未解決的問題。

這一切都歸結為了解您隨後每一天的工作時間表。 每項任務都有潛在的干擾因素，因此提前準備比當場阻止它更有用。

技巧七：清空你的腦袋

在談到分心的話題時，我們應該討論我們的大腦有多愛它們，即使它們會導致嚴重的不快樂，正如 Killingsworth 和 Gilbert 所研究的那樣。 同一篇論文討論了大量接受調查的人如何證實了這樣的猜測，即走神和分心最終會導致悲傷、緊張和感覺不足。

除了將所有通知靜音之外，還有一件有用的事情就是始終將筆和紙放在身邊。 如果您的思緒開始在計劃明天的午餐或與朋友的咖啡會議上徘徊，請立即拿起筆將其寫下來。 寫下午餐的想法，或咖啡館聚會可能的聊天話題。

因為只要這些想法留在你的腦海裡，它們就會一直漂浮在那裡，每隔一段時間就會回來，讓你遠離工作。

記住你需要在商店買的東西、你必鬚髮送的電子郵件、你必須聯繫的人或要閱讀的文章也是如此……不要立即跳到去做那件小事——把它寫下來，然後保存以備後用。

否則，你的大腦會習慣你迎合它引發的每一個小警報。 不知不覺中，你已經花了一個小時在瑣碎的任務上，而這些瑣碎的任務對你來說並沒有什麼意義。

技巧 8：只衡量重要的事情

也許您聽說過這樣的說法：“衡量得到的東西得到管理”。

但你知道它已被證明是錯誤的嗎？ 甚至歸咎於錯誤的人？

我們喜歡使用時間跟踪器來組織我們的工作日曆。 他們為我們提供了詳細信息，說明我們的時間都花在了哪裡、我們的一天過得怎麼樣以及哪些方面需要改進。 他們幫助正確地向客戶收費，甚至在我們變得更有條理時製作報告以跟踪進度。

然而，在製定更好的日常任務清單的過程中，人們可能會傾向於記下發生的每一件小事。 每 5 分鐘休息、每通電話、清理收件箱、喝咖啡休息等等。在這些情況下，衡量每一次休息不會讓你在組織方面做得更好。

您應該跟踪的最重要的事情是重要的任務。 那些會影響你的長期計劃。

現在，當我們注意到浪費時間正在成為我們工作日程中的一個問題時，我們必須跟踪休息時間。 但是對於所有其他意圖和目的，了解您在與水管工的電話上花費了多少時間幾乎不會改善您的日常工作流程。

請注意哪些活動實際上需要跟踪，因為並非所有時間都一樣重要。

技巧 9：跟踪進度

為了發生（並堅持）永久性的改變，你需要有繼續前進的動力。 最好的動力無疑是看到你走了多遠。 這是在我們的血液，我們不能幫助它-這就是為什麼我們之前和之後的健康和生活方式照片喜歡那些。

進步讓我們不斷前進，因為我們可以看到已經發生了更好的變化。 努力並不覺得徒勞。

我們的生產力也是如此。 在數字藝術家社區中，有一個簡短的趨勢，即人們每次繪製他們想要改進的某些東西時都會填寫在紙上繪製的量表。 到一周、兩週或一個月結束時，他們將填寫進度表。

許多開發人員以大致相同的方式將進度跟踪遊戲化。 有許多應用程序可以幫助您遵循日常習慣，並在指定時間段後提供報告。

投資於進度跟踪應用程序（或簡單地記錄您設法跟踪日程安排的每一天）將對您的動力產生積極影響。

在 Clockify，我們編制了一份包含 29 種最佳時間跟踪實踐的列表，其中詳細說明了您可以或應該跟踪哪些內容以準確衡量進度。

提示 #10：逐漸引入變化

無論您決定採用什麼更改，請確保逐步進行，並在一段時間內延長它們。 記住關於為自己設定切合實際的目標和期望以及不知所措是多麼容易的討論。

從一個你想嘗試的習慣開始。 例如，在第一周內，您可以加入以下其中一項：

• 在上午 10 點和下午 2 點之前，午餐前轉移所有最艱鉅的任務；
• 將您的待辦事項清單減少到每天 5-10 項；
• 整理你的優先事項並調整時間表，等等。

其中任何一項都將是您生產力轉變的良好開端。 然而，同時做這三件事是一種負擔。 因為如果你專注於一個單一的變化，就更容易跟踪和衡量它是否真的帶來了積極的變化。 此外，當需要關注的事情較少時，更容易保持動力。

外賣

組織工作任務的能力很快就會提高，但掌握這項技能需要一段時間。 要記住的重要一點是找到一個特別適合您的框架或方法。 如果這意味著您需要經過數週的反複試驗，那麼這是一件好事，因為它允許快速丟棄不起作用的方法。 與其固執地堅持，認為問題出在你身上，你可以嘗試其他人，直到找到完美的。

因此，最好的建議是給這些技巧一個機會，並使用它們作為指南來找到一種正確的方法，並使您的工作生活變得更加輕鬆。