週一動機：實際工作的活動策劃電子郵件外展模板和技巧

準備好使用電子郵件將您的活動策劃名冊與預算更高的優秀客戶疊加了嗎？ 這些針對經驗豐富的活動策劃者的提示和示例應該能讓您更深入地了解建立關係、贏得合同和在線網絡。

20 個活動策劃電子郵件最佳實踐技巧

使用這些策略在第一次嘗試時最大限度地提高開放率和響應率，並防止您的活動策劃業務電子郵件地址被標記為垃圾郵件。

開始之前的快速提示：注意我們如何說電子郵件地址，而不是帳戶？ 即使您將您的活動策劃公司名稱交給另一家提供商，您仍然會遇到問題，無法將消息傳遞給您的正常日常聯繫人，以及——天佑——您現有的客戶。 但只要你採取這裡列出的預防措施，你就會沒事的。

1. 通過為前 10-20 封電子郵件創建完全獨特的消息來預熱您的帳戶。

如果您不這樣做，則您的電子郵件帳戶可能會被標記為垃圾郵件。 但是，您仍然可以通過為每個模板使用模板來節省時間。 只需確保您在模板中編寫的每個句子對收件人來說都是完全獨一無二的，並且您可以改變發送每個句子的時間。

2. 通過逐漸增加您發送的外發電子郵件數量來避免垃圾郵件過濾器。

行為異常的帳戶（例如每天同時發送數十封電子郵件）很快就會被關閉。 讓您的電子郵件提供商滿意是開始每天只發送一兩封電子郵件。 每隔一周每天增加兩到三條消息，直到您達到目標。

3. 始終包含指向您的數字日曆的鏈接，以便潛在客戶可以直接與您預約。

如果您還沒有喜歡的應用程序，請嘗試這些評價很高的約會安排應用程序中的任何一個。

4. 電子郵件主題行應始終是對話式的，並且少於 10 個字。

主題行的質量決定了您的電子郵件是被打開還是被丟棄。 簡短、親切且個性化的內容有助於讓讀者放心，您是一個人，而不是計算機程序。

5. 使用電子郵件探查工具來避免太多的退回郵件。

如果您發送了大量退回的電子郵件（無論出於何種原因），它也可能會禁止您的電子郵件地址。 因此，在點擊發送之前，通過 VoilaNorbert 或 Hunter.io 等應用程序運行每個聯繫人。 他們甚至可能會建議另一個更新的地址。

6. 不要糾結於一天中的什麼時間發送電子郵件——而是專注於保持一致。

是的，如果您在周二早上或週三下午給他們發電子郵件，您可能會更幸運地聯繫到他們並得到回复。 但圍繞這些索賠的數據並未考慮個人職業的調度習慣、行業差異或接收者的平均年齡範圍。 所以，只要讓外展成為一種習慣，不管你什麼時候必須這樣做。

7. 計劃對您發送的每條消息至少跟進一次。

而且，如果你覺得自己更有野心，那麼滴水運動會更好。

8. 在您的官方介紹電子郵件中使用三句話或更少。

如果您嘗試聯繫可能只是略讀郵件的繁忙公司客戶，則尤其如此。 如果您懷疑他們可能很匆忙，請確保將標題“活動策劃者”和 CTA 加粗，以使其脫穎而出。

9. 添加帶有您的業務詳細信息和投資組合鏈接的專業電子郵件簽名。

Wisestamp 提供了一個看起來很棒並且可以定制的免費版本。 包括您的照片、電子郵件地址、電話號碼和指向您網站的鏈接。

10. 對於您的 CTA，請收件人安排一次探索性會議。

你的電子郵件的重點應該是引起他們的注意，看看他們是否需要你，並且（假設他們需要）儘早進入下一步。

11. 在您自己的消息中反映每個收件人公司網站副本的語氣和風格。

這是一種流行的銷售技巧，可以幫助與您交談的人與您建立聯繫，因為感覺就像您真的在說這種語言。

12.旨在創造對話，而不是推銷。

做到這一點的最佳方法是從一個句子介紹開始（你是誰，你做什麼，你為什麼想連接），然後用一個特定的問題來跟進。 例如，詢問他們是否需要有人來策劃他們的活動過於籠統，但詢問他們是否需要一位經驗豐富的活動策劃者來為明年的年度路演制定戰略證明你感興趣的不僅僅是在任何地方推動新業務可以找到。

13. 確保文本聽起來像對話且真實。

現在不是過於正式或禮貌的時候。 如果你在他們的辦公室走到這個人面前，你會對他們說什麼？ 使用它來確定如何編寫消息正文。

14. 設置 Google 快訊以跟上您發送電子郵件的人。

即使您沒有立即得到回應，您也可以通過在促銷、新投資基金或即將推出的產品發布後立即祝賀他們來建立關係。

15. 如果您要發送鏈接，請確保它已嵌入。

它看起來更專業，也不太可能被標記。

16. 跳過郵件合併並在郵件中手動鍵入名稱或詳細信息。

混亂的格式在每個人的嘴裡留下了不好的味道。 不要因為沒有時間輸入“Sarah”而冒著燒毀潛在活動策劃客戶線索的風險。

17. 確保您提供的產品與公司或個人實際相關。

花五分鐘時間回顧一下公司今年的活動日曆。 或者，如果您專注於私人活動，請提前查看他們的社交媒體以在名字上加上面孔。

18. 為每個收件人創建個性化的登陸頁面。

這可以作為您的嵌入式鏈接。 登錄頁面可以輕鬆跟踪您的電子郵件的有效性，並提供根據他們的需求量身定制的其他詳細信息。

19. 使用電子郵件分析軟件跟踪主題行和鏈接的點擊率。

這些適用於活動策劃者的殺手級電子郵件跟踪工具將幫助您立即改進策略。

20. 撒上一些行業特定的知識，向潛在客戶展示你真正了解他們的業務。

參考他們的頂級競爭對手、他們行業的熱門活動、他們最近發布的博客或社交媒體帖子，或者你們都在 LinkedIn 上關注的利基影響者，讓您的信息更加個性化。

5 個特定的電子郵件模板及其使用方法

您的方法應始終基於您與收件人的關係。 但無論你們彼此有多了解（如果有的話），都有很多方法可以幫助他們開展業務。

1. 你從未見過這個人，他們也不知道你是誰

嗨[名字]，

我的名字是 [你的名字]，我是一位經驗豐富的活動策劃者，專門從事 [與收件人最相關的活動類型或活動領域]。 我[看了你的網站/看到你在這次會議上的演講/你外圍了解他們的其他方式]——你或[品牌名稱，如果適用]需要任何幫助計劃[活動類型]嗎？

如果是，請按照此鏈接安排本週或下週與我進行5 分鐘的快速通話以繼續對話。

非常感謝，

[你的名字]

為什麼有效：

它解釋了你是誰，你做什麼，你是如何認識他們的（即使沒有真正“了解他們”），你為什麼要專門給他們發電子郵件，以及下一步需要採取哪些步驟來推動工作。

需要考慮的事項：

• 如果您與該品牌有個人聯繫（您使用過他們的產品，他們的病毒視頻讓您大開眼界，您喜歡他們的風格），請將其用作“您了解他們的方式”。
• 如果您要向私人活動客戶發送消息，請關注誰推薦您以及您為什麼愛他們（也許他們是您喜歡向他們打招呼的鄰居，或者是烤最好的香蕉鬆餅的朋友），以便將你們兩個直接聯繫在一起大門。

2.你是在專業活動中相識的

嘿[名字]，

不確定你是否還記得 [Event] 中的我，但我是 [First Name]，[Event Planning Company Name] 的所有者。 你提到了[參考對話]——你還需要任何幫助嗎？

如果是這樣，我很想盡快聯繫。 使用我簽名中的鏈接來安排最適合您的時間。

乾杯，

[你的名字]

為什麼有效：

提及有關您上次遭遇的特定信息將有助於他們記住您。 即使他們沒有，這仍然是證明你確實見過他們並且沒有對他們嘗試任何偷偷摸摸的策略的好方法。

需要考慮的事項：

• 確保您的電子郵件簽名和帳戶資料中的照片是最新的，以便識別您。 除非你自第一次見面以來就已經徹底改變了你的外表。 在這種情況下，請確保您使用的照片看起來與他們最初握手時的您相似。
• 如果你的第一次談話更多地是關於個人生活而不是職業生活，那麼繼續跟進他們孩子的足球比賽或他們最近收養的寵物。 然後讓他們知道您正在就活動策劃服務與他們聯繫。

3. 你一直在遠處欣賞他們的作品

你好[名字]，

我非常喜歡你為 [公司名稱] 所做的工作。 我喜歡 [你喜歡的東西] 以及你如何 [關於他們工作的具體細節，證明你確實知道它，並且——如果你能工作——炫耀一些行業知識]。

您是否正在尋找一位經驗豐富的活動策劃者來盡快加入團隊？ 如果是這樣，我很樂意有機會合作！ 無論哪種方式，請讓我知道。

謝謝你的時間，

[你的名字]

為什麼有效：

空洞的奉承在社會上是不受歡迎的，但以激光為重點的讚美並證明你在這個特定領域的先進知識是專業級的冷電子郵件掌握。

需要考慮的事項：

• 此模板最適合為營銷或活動部門做出招聘決定的人員。
• 僅當您的意思確實如此時才使用這種方法。

4.你們有共同點

嘿[名字]，

我是[人名]的[親密朋友/同事/關係類型]。 他們提到您正在為即將到來的 [活動類型] 尋找一位經驗豐富的活動策劃者，並說我們應該聯繫。 如果您有興趣，請隨時在這里安排與我的快速通話。

不管怎樣，謝謝

[你的名字]

為什麼有效：

口耳相傳是自由職業者最賺錢的第一大資源，因此這種簡單的方法很有可能成功。 從你們兩個的連接方式開始，定下基調，因為它會顯示在他們的電子郵件預覽中，如果他們不認識地址，可以防止您的郵件被垃圾郵件。

需要考慮的事項：

• 您還可以參考 LinkedIn 或 Facebook 等網站上的相互聯繫。
• 即使你們沒有一個共同的人（在物理或數字領域），從共同的興趣、愛好或家鄉中拉出來——你們可能有的任何共同點都可以做到。

5. 你以前確實和他們一起工作過，但已經有一段時間了

嗨[名字]，

還記得我[你們是怎麼認識的]嗎？ 我希望你過去 [自上次發言以來的時間框架] 過得很好。 現在我有更多的活動策劃經驗，我希望擴大我的投資組合，並找到幫助我喜歡的人實現營銷/銷售目標的方法。

如果您有任何即將舉行的活動，我可以為您提供幫助（或者即使您只是想趕上），我很樂意在本週或下週的某個時候見面喝咖啡或打電話！

快來聊聊，

[名]

為什麼有效：

該模板通過平衡個人主題與專業主題，讓讀者專注於關係。

需要考慮的事項：

• 從如何最好地為這個人服務並且不會出錯的心態來處理這種溝通。
• 與您失去聯繫的人聯繫可能會讓人感到有些傷腦筋，但他們可能會真的很驚訝並很高興收到您的來信，因此絕對值得一試。

您已經掌握了活動策劃者的電子郵件外展藝術！

如果您仍在考慮是否需要多元化和發展您的活動策劃業務，請確保在進行時不斷收集推薦人，甚至在決定下一步做什麼時，甚至可以將您的腳趾浸入一些戰略合作夥伴營銷策略中。