30個高效率內容團隊的習慣[Infographic]

已發表: 2020-12-22

習慣高生產力的內容團隊

如果我能為您提供提高生產率的鑰匙,那把神奇地帶給您夜晚和周末的鑰匙,您希望它看起來像什麼? 我猜您不會描述工作流程。

Workfront公司市場營銷總監Heather Hurst和Heinz Marketing總裁兼創始人Matt Heinz表示,您的工作流程可能會在晚上和周末打劫您。

內容營銷工作流程

內容營銷工作流程的各個階段如下所示:

  • 提出內容創意
  • 優先進行內容開發
  • 創造
  • 組織和存儲
  • 發布和推廣

當內容團隊經歷這些階段時,信息通常從電子表格移動到電子郵件,再到Word文檔,然後再返回。 效率低下的現像比比皆是,團隊成員感到沮喪,過度勞累,缺乏賞識和無能為力。

通過採用Heather和Matt描述的30種習慣,您可以改善工作流程以獲取如下結果:

  • 更少的晚上和周末在工作上
  • 更成功的預算請求
  • 跨部門協調工作
  • 提高團隊的知名度和讚賞度
  • 簡化審批流程
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1.到處尋找內容創意

鼓勵組織中的每個人(包括不創建內容的人)提交想法。

“我們聽到很多人想知道從哪裡獲得更多想法,”馬特說。 “如果您紮根於目標受眾是誰,就會在任何地方找到內容的靈感。 您的大腦將過濾出正確的信息。”

以下是希瑟和馬特建議尋找靈感的地方:

  • 客戶的反饋意見
  • 你讀的一切
  • 您不同意的人
  • 面向客戶的團隊(銷售,客戶服務)
  • 貿易出版社
  • 會議,小組討論,網絡研討會
  • Twitter標籤
  • 領英答案
  • 新聞
  • 你覺得愚蠢的東西

最後一個是我的最愛。 您的潛在客戶會得到愚蠢的建議嗎? 那是一個滿足您的想法。

到處尋找#content創意-包括您發現的愚蠢事物。 @heinzmarketing&@hehurst點擊鳴叫

2.建立請求內容的流程

創建一個供人們請求內容(或分享內容想法)的過程。 例如,您可能使用專用的電子郵件地址,Web表單或工作管理工具。 記錄您的過程,確保每個人都理解它,並要求每個人都遵循它。

3.選擇一個流程所有者

指定一個人來管理所請求內容的過程。 這本身可能會將低效而復雜的過程轉變為簡單的過程。 “流程所有者不一定要做很多工作,” Matt說。 所有者對創意進行分類和組織,從而簡化了編輯團隊的審查任務。

4.每個請求都包含一個創意簡介

要求每個內容請求都包括一個創意摘要,以向內容團隊提供創建有意義的內容所需的背景信息。 創意摘要是Katie Del Angel最近描述的簡短文檔,內容如下:

“通常,這是一頁紙,可以幫助團隊-撰稿人,設計師,客戶利益相關者以及所有相關人員-了解每個目標(內容)的高級目標。

“內容簡介可確保傳達的信息保持一致,提供有關如何呈現該信息的建議(例如,大塊或嵌入式視頻),為內容創建提供指導,並支持明智的線框和設計過程。”

提供適用於所有類型內容的內容簡介模板。 微調模板,使其包含團隊需要的所有內容,但僅此而已。 希瑟說:“您必須在保持簡短的創意和獲得足夠的信息來做出良好的商業決策之間取得平衡。”

有關創意摘要的外觀的示例,請參見Katie的文章“面向營銷人員的內容策略入門工具包”。

5.確定每個請求的業務目標

要求請求者將每個內容創意與業務目標聯繫起來。 (Joe Pulizzi建議您查看內容營銷的這四個目標。)內容會增加收入嗎? 如果沒有,該內容將如何有用? 它會產生什麼影響,如何衡量?

例如,您可能希望一篇不錯的博客文章能使人們更多地閱讀您的博客。 也許一條內容可以產生銷售線索,或者使銷售團隊能夠更有效地傳達觀點,從而使人們更有可能購買。

馬特(Matt)建議要求請求者為他們提交的每個內容請求澄清所需的結果,以便創建和使用該內容的人員了解其預期目的和商業價值。 Heather同意並補充說:“這不僅僅與收入有關。 這是為了與您設定的目標保持一致。”

6.獲取每個請求的上下文

每一件內容都需要做更多的事情,而不是給聽眾一些值得關注的東西。 如希瑟(Heather)所說,“內容請求都需要匯總到更大的公司策略或營銷策略。”

@hehurst說,#content請求都需要匯總到更大的公司或營銷策略。 點擊鳴叫

向請求者提出以下問題:應該如何定位此內容? 該內容在什麼情況下會產生影響? 它與現有內容如何匹配? 它如何支持我們的戰略? 詢問您需要了解什麼以了解全局。

7.建立內容分配策略

儘早找出每個內容的分配方式。 “不要對內容將如何進入該領域做出假設,”馬特說。 確保負責分發每件作品的人(可能是銷售團隊或其他面向客戶的團隊)都知道他們為什麼這樣做。

“我們都看到過在銷售會議上介紹內容並通過電子郵件進行分發,” Matt說。 “然後所有人都會忘記它。”

希瑟補充說:“它進入了以太幣。”

在著手開發任何內容之前,請仔細考慮與成功分發內容相關的成本和資源。 確保您的分配策略適合您的預算和人員。

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8.確定所需的所有內容類型和格式

考慮支持您的內容目標所需的所有格式和所有類型的內容。 希瑟說,例如,“如果在銷售開始時推出新的小冊子或新的幻燈片,則可能需要一些支持。 也許您需要在銷售部門周圍簽字,或者您需要後續電子郵件或對您的支持團隊進行額外的培訓。”

您需要社交媒體圖片嗎? 博客文章? 信息圖表? 登陸頁面? 影片? 確定成功所需的所有格式和內容類型。

9.優先處理所有內容請求

不要將所有內容請求均等地對待。 “僅僅因為有人在電子郵件中添加了感嘆號並不意味著這個想法很重要,” Matt說。 “您無法立即完成所有工作。 期間,您無法完成所有工作。”

建立一個優先級排序系統,尤其是在您的團隊很小且資源有限的情況下。 定期檢查您的優先級列表。 不要僅僅因為它碰巧就在您面前或有人為之尖叫而做一個項目。 考慮每個內容可能產生的影響,以及時間安排可能會影響該影響的程度。

10.計劃重用

在創建內容之前,請設想機會重用它。 例如,您可以創建一組獨立的作品(例如博客文章),然後將其饋入大作品(如書)中以供自己分發。 或者,您可以朝另一個方向發展,創建一個大塊(例如一份研究報告),然後將其分解成幾個部分(例如信息圖表)以單獨使用。

11.知道您可以從事多少工作

確定您支持的業務部分。 選擇您的焦點。 確定您的內部客戶是誰,而不是誰。

然後問自己,如何在業務的各個部分分配時間。 您是否有一半時間支持需求生成並有一半時間支持銷售工作? 您是否將時間分配在需求生成,客戶營銷,意識和招聘之間? “您不一定會平均分配時間,” Matt說。 “這是一個細微的遊戲。”

讓所有人都知道您如何分配時間。 “這種清晰度為流程增加了很多效率,” Matt說。

12.始終處理臨時請求

考慮到意外情況。 希瑟指出:“您會收到臨時請求。” “一些內容團隊將大部分時間都花在了應急項目上,而幾乎沒有安排優先工作。”

考慮設置有關如何處理臨時請求(即防火練習)的規則。 例如,某些敏捷內容團隊在任何時候都只允許一個即席請求正在處理中。

“您可能並不總是喜歡說'抱歉。 我們已經在研究一個。 我們不能再選一個了,”希瑟說。 儘管如此,您仍然需要一個過程。 決定您的團隊一次要處理多少個臨時請求,以及在需要時如何重新確定優先級。

然後讓所有人知道您的決定。 您將減少臨時請求的數量,保持戰略步調,並幫助內容團隊避免工作倦怠。

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13.記錄您的請求優先級方法

記錄您的團隊確定請求優先級的方式,並與所有相關人員共享記錄的方法。 希瑟建議:“對那些進行消防演習的人要加點刑。” 馬特同意:

當我在為Microsoft做項目的PR代理中工作時,Microsoft審核有一定的時間,包括法律審核和其他所有人。 如果您需要在兩天或一天之內完成評論,則可以花錢購買急件。 您的營銷預算中確實有一筆費用。

14.始終如一地回應請求者

讓您的請求者了解情況。 人們向您提交內容請求後,不要讓該請求消失在黑洞中(從請求者的角度來看),在那裡最終會發生奇蹟,並彈出一部分內容。

希瑟說:“人們想要不斷的更新。他們想知道發生了什麼。 他們想知道他們的內容創意在請求隊列中的位置。”

建立與請求者溝通的過程。 讓他們知道您何時拒絕了他們的想法,何時接受了他們的想法以及何時需要更多信息。 溝通生產時間表。

考慮在內容開發和生產的所有階段為標准通信創建模板。

希瑟說:“我們生活在不斷中斷的狀態中。” “您需要做的最後一件事是每天有10個請求者給您發即時消息,向您發送電子郵件,到辦公桌前詢問他們提交給您的東西的最新情況。”

15.當您需要時說不

練習說不。 “像我一樣,您可能想讓人們開心,”馬特說。 “實際上,如果您想在企業中做對的事情,那麼您無法做到別人要求您做的一切。”

您傳達的優先事項和努力目標越多,說不就變得越容易。

如果您沒有足夠的資源來滿足每個內容請求,那麼在很多情況下說“不”可以幫助人們了解您的界限。 當您說“不”時,通常會使管理人員更容易理解您需要更多的資源。

你怎麼知道什麼時候說不? 了解創建內容所需的時間。 記錄創建和產生內容的步驟。 查看數據以弄清楚每個步驟通常需要多長時間,不僅是完成工作,還需要等待審閱,等待批准以及​​等待發布現場。

希瑟說:“想想看似簡單的事情,例如博客文章。” “這不僅需要寫一些單詞,找到圖片並發布。

16.創建內容模板

模板可幫助作者高效且一致地創建內容。 為您創建的每種內容類型創建一個模板:新聞稿,電子書,小冊子等。 如果您列出每種類型的結構,花費的時間以及創建它的階段,您的團隊就會看到他們正在申請什麼。

17.設計提醒系統

設計一個提醒系統,以幫助您跟踪所有內容里程碑。 它們不必是不斷彈出的電子郵件或自動警報。 正如Matt所說:

我有一個每天早上在看的待辦事項清單。 旅行時,我會攜帶層壓版。 它使我想起了我每天需要做的許多內容創建和管理任務。

提醒可以使您的工作保持一致,節省時間並幫助您完成更多工作。 您花在思考需要記住的事情上的時間更少,而花在執行上的時間更多,花在創造力上的時間更多,在生產力上的時間更多。

@heinzmarketing說,提醒的設計系統可幫助您跟踪所有#content里程碑。 點擊鳴叫

18.確定審核者和批准者

確定誰需要在流程的每個階段審查和批准您的內容。 當期望不清楚時,工作流中的這些點通常會成為瓶頸。

“當您考慮審核和批准時,”馬特說,“您可能會感到很難過,因為您將不得不纏擾他人並冒對您採取法律行動的風險。”

找出哪些利益相關者需要參與,何時參與以及參與哪些內容。 如果您將草稿發送給不需要看草稿的人,則會浪費他們的時間和您的時間。

確定哪些利益相關者必須進行審查(法律,您的CMO,帶陰影的帶下劃線的文章的作者),以及希望哪些利益相關者進行審查,而無需等待。

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19.創造問責環境

建立審查流程並不意味著人們會遵循它。 人們很忙。 他們拖延。 他們三心二意地進行審查,然後在最後一刻打電話給您,並要求再次查看。

與每位審閱者一起,明確您的期望和期望時間。 如果您沒有得到所要的內容,請陳述對項目的後果。 要求每個審閱者承諾按時交付所需內容。 當沒有履行承諾時,要建立一個負責任的製度。

20.溝通

希瑟說:“我們經常忘記進行持續溝通的重要性。” “這是保持所有內容移動的關鍵。” 請求者需要知道內容在流程中的位置。 利益相關者需要知道本周和下週將要發生的事情。 每個人都需要知道生產期間誰在休假。

選擇適合您每種交談類型的交流方式。 例如,馬特說:“狀態會議主要是浪費時間。 它們很少能比電子郵件,SharePoint或Workfront摘要在幾分鐘之內為人們提供所需的知識更有效。”

21.保持反饋

您的工作流程永遠不會是最終的。 捕獲每個階段的反饋,以便您了解流程的進展情況以及可以改進的地方。 查看反饋並至少每月進行一次改進。 這樣做可以減少團隊中的摩擦,並使他們更快地完成更多工作。

22.知道並分享“完成”的模樣

“您看過多少次標有'Final Version 32'或'Final Version 68'的東西?” 希瑟問。 為了使內容順利進行,請就完成某條內容的標準達成共識–然後將該內容放在桌面之外。

23.確定文件的存儲位置

內容完成後,您將電子文件放在哪裡? 別人怎麼知道在哪裡找到文件? “還記得電影《奪寶奇兵》的結尾嗎?” 馬特說。 “這個可憐的傢伙將《約櫃》存放在政府沒有的倉庫中,沒人能找到它。 這個地方永遠持續下去。 對於大多數組織來說,這就是內容存儲的樣子。”

將您的內容文件存儲在每個需要它們的人都可以訪問的地方。

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24.捕獲有關文件的信息

您的內容團隊需要了解的內容不僅僅是內容文件的位置。 他們可能需要回答以下問題:該文件是否仍然可以使用,或者已過期? 是否存在更新的版本? 這是什麼類型的資產? 它吸引了哪些觀眾? 誰要求的? 它什麼時候出版的,在哪裡?

不要依賴有關您所存儲內容的部族知識。 建立協議以捕獲團隊可能需要的有關每個文件的信息。

25.創建一致的文件名

建立文件命名約定。 不僅要考慮要包含每個名稱的元素,還要考慮要使這些元素出現的順序。以一致的方式命名文件時,您可以對名稱中最先出現的內容進行排序。 例如,您可以使用項目名稱或客戶名稱開頭每個文件名,或者您可以以year-month-date開頭。 無論您的內容團隊最想排序的內容是什麼,都請放在開頭。 然後,當人們按名稱對這些文件進行排序時,他們可以快速找到以第一件事開頭的文件-項目名稱,客戶名稱,日期等-因為這些文件將一起出現在列表中。

在傳播命名約定之前,請盡可能仔細地考慮一下。 服務器上裝有文件後,返回並重命名它們是不切實際的。

提出命名約定很容易。 證明正在做。 確保涉及的每個人都了解並遵守約定。

建立文件命名約定,並確保每個人都遵循它。 @heinzmarketing&@hehurst點擊鳴叫

26.在適當的時候發布

馬特(Matt)和希瑟(Heather)引用了CMI首席戰略顧問羅伯特·羅斯(Robert Rose)的話說:“僅僅因為做某事並不意味著該發布它了。” 不要讓內容的完成順序決定發佈內容的順序。 有策略地制定發布和促銷時間表。

@robert_rose說,僅僅因為#content完成,並不意味著是時候發布它了。 點擊鳴叫

27.使您的推廣團隊保持循環

推廣您的內容的人-您的銷售團隊,需求生成團隊,博客團隊,社交媒體團隊-會讓這些人保持聯繫,以便他們可以在內容準備就緒時準備好資源和計劃。 交流即將到來內容的目的,受眾和預期用途,以及促銷團隊準備有效的電子郵件,廣告和其他資產所需了解的其他信息。

28.制定促進推廣的最佳做法

提出適用於您組織的內容推廣實踐。 您可能要在社交媒體帖子中使用某些主題標籤。 您可能想給最好的舊博客文章賦予新的生命。 您可能想通過與行業中的影響者建立關係來提升品牌。 無論哪種促銷方式都能奏效,請記錄下來並定期進行。

無論哪種促銷方式都能奏效,請記錄下來並定期進行。 @heinzmarketing&@hehurst點擊鳴叫

29.讓銷售團隊使用您的內容

讓銷售人員使用您的內容並不總是那麼容易。 內容可能還不錯,但是人們可能不知道在哪裡找到它,或者他們不知道特定內容會如何幫助他們賺錢。

儘管銷售團隊經常看到產品內容的直接價值,但他們可能不了解確定需求或變更承諾的內容如何影響銷售。 幫助銷售代表了解與產品無關的內容如何有助於提高客戶忠誠度並最終提高盈利能力。 確保您的銷售代表知道如何找到他們最相關的內容。 尋找早期採用者,並將其成功推廣給其他銷售人員。

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30.衡量結果

根據可獲得的任何相關衡量指標,經常進行檢入,以找出哪些內容效果最佳,以及您的內容多久實現您為其設置的業務目標。 探索確定人們最感興趣的主題,銷售團隊經常使用的內容以及導致意外需求水平的方法。 繼續檢查結果。 相應地調整您的計劃。

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結論

您和與您一起工作的每個人都越了解您的內容工作流程,您的內容團隊就可以提高生產力。

您的工作流程如何? 您是否已為需要了解的每個人記錄和傳達了它的各個方面? 你有晚上和周末回來嗎? 在評論中分享您自己的高生產力習慣。

30個習慣的高生產率團隊

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封面圖片:Joseph Kalinowski /內容營銷學院

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