我們如何規劃兩個虛擬活動 + 免費活動規劃工作簿
已發表: 2020-10-09
組織虛擬會議本身就是一種野獸。 它需要充足的計劃、多個電子表格和大量測試，以確保在活動當天技術不會讓我們失望。
與許多其他組織一樣，我們今年不得不將名為 ACCESS 的面對面活動轉變為虛擬活動。 我們舉辦了兩次會議，都側重於解決虛擬環境和可訪問性的挑戰。
我們與 ACCESS 合作的目標是傳播對數字可訪問性的認識，並為專業人士提供在數字環境中茁壯成長的工具和聯繫。
今天，我們正在談論我們如何執行 ACCESS 以幫助您計劃下一個虛擬活動。
面對面與虛擬：哪個具有更高的投資回報率？
您可以使用許多關鍵績效指標 (KPI) 來衡量活動是否成功，在 3Play，我們根據註冊、出席率、新客戶和與會者反饋進行衡量。
對於虛擬活動，我們還會研究活動期間和活動後的參與度。
註冊及出席
沒有什麼比虛擬事件更能超過註冊大小的了。 與我們的面對面活動相比，來自 100 多個國家/地區的註冊人數增加了 10 倍（通常，如果有人從州外旅行參加我們不起眼的面對面活動，我們會感到興奮）。
從 5 月的第一次虛擬活動到秋季活動，我們的註冊人數也增加了 77%。 超過一半的註冊人是全新的潛在客戶。
我們將註冊人的增加歸因於以下幾點：
- 免費參加：對於註冊者來說，註冊免費活動是零風險的。 對我們來說，我們的目標是傳播無障礙信息並繼續打造 ACCESS 品牌。
- 虛擬環境：簡而言之，虛擬環境使人們可以更輕鬆地訪問內容並提高參與的靈活性。
- 相關內容：我們確保所涵蓋的主題解決了人們目前面臨的挑戰。
- 推廣策略：電子郵件是我們主要的溝通方式。 但是，我們也在相關論壇、社交媒體上發布了有關該活動的信息，並在 Instagram 上進行了付費推廣。
- 活動認可：我們的春季活動取得了成功，我們相信這推動了我們第二次活動的口碑。
- 網站推廣：我們創建了一個網站彈出窗口，並在我們的主頁上添加了一個按鈕來註冊該活動。 這增加了事件意識和註冊數量。
- 演講者推廣：我們為演講者提供了可跟踪鏈接來推廣活動，並在每個社交帖子中標記他們。 這也有助於吸引註冊人。
免費事件總是有一個警告。 有了免費活動，人們就會覺得沒有必要參加，並且可能會優先考慮其他會議或工作。
這一切都歸結為簡單的心理，付費的人會尋求物有所值，因此我們的出席率會更高。
然而，對於我們的兩個免費虛擬會議，我們都保持在行業標準範圍內——大約 45% 的出席率。
我們如何提高出勤率
提高出席率是我們第二次虛擬活動的主要目標。
通過利用電子郵件、Slack 和每日贈品，我們能夠將秋季活動的出席率提高 22%。
靈活可變的時間表
我們確保適應所有時區，並在會議之間提供充足的休息時間。 通過虛擬活動，您正在與其他會議、工作和互聯網干擾競爭； 分散您的日程安排可確保人們可以圍繞活動進行計劃。
我們每天安排兩到三節課，中間有 30 到 60 分鐘的休息時間。 我們的第一次會議總是在東部時間上午 11 點舉行，這使我們能夠容納歐洲的與會者。 下午，我們在美國東部時間下午 2-3 點和美國東部時間下午 3:30-4:30 提供了課程。
為了讓日程安排有更大的靈活性，並避免 Zoom 疲勞，我們將活動分 3 天進行。 我們還嘗試在每一天都保持相同的時間表。
添加到日曆和每日電子郵件
活動前兩週，我們允許與會者開始將會議添加到他們的個人日曆中。 我們還在活動前一周發送了提醒電子郵件。
此外，我們提供了包含完整日程安排的每日電子郵件和一個直接轉到 Zoom 會議室的鏈接。
現場和點播會議
我們的大部分會議都是現場直播，我們的許多演講者充分利用了這一點。 我們鼓勵通過 Zoom 聊天參與整個會議，並在每次會議結束時分配 10-15 分鐘的問答時間。
我們還提供迷你點播會議，與會者可以在會議之間訪問。
此外，我們確保記錄每個會話。
每日獎品和測驗
隨機選擇參加現場會議的與會者贏取亞馬遜禮品卡。 我們在日常電子郵件中傳達了競爭信息。
我們還創建了涵蓋現場會議材料的每日測驗。
Slack 渠道推廣
在 ACCESS Slack 頻道中，我們集成了一個 Zoom 擴展，允許與會者在會議即將開始時直接加入。 我們確保使用@here 標籤來通知頻道中的每個人。
我們的參與策略
如果您是活動策劃者，那麼您可能熟悉在虛擬環境中培養社區的鬥爭——這與在面對面的活動中不同。 人際網絡對參加活動很有吸引力，因此我們需要發揮創意。
為了營造“類似”的網絡環境，我們創建了一個特定於活動的 Slack 頻道，我們在其中發布問題、提供贈品、擁有特定主題的頻道，並與演講者進行會後問答。 我們確保在每封電子郵件和實時會話中宣傳該頻道。
然而，這並不是一個神奇的解決方案。 並非所有與會者都加入了，有些時候我們沒有參與。 我們會怎麼做？ 我們相信，找到一個集成活動平台和網絡渠道的解決方案將大大提高參與度，因為與會者不必下載單獨的軟件或離開活動中心。
我們是否轉化了新客戶？
舉辦任何活動，無論是面對面的還是虛擬的，都是一項艱鉅的任務。 付出的努力值得嗎？ 絕對地！
我們不僅能夠傳播可訪問性信息並解決挑戰，而且還能夠向我們的社區添加新的 3Playas。
我們 32% 的註冊人是“新獲得的”，自活動開始不到一個月，我們就增加了 96 位新客戶。
清單：事後記錄
讓我們談談金錢：虛擬活動的成本是多少？
與面對面的活動相比，虛擬活動要便宜得多。 誠然，我們沒有投資平台，儘管隨著活動的發展，我們會考慮這一點。 由於我們的每月網絡研討會，我們還擁有一個 Pro-Zoom 帳戶。 
我們的賬單包括演講者費用、與會者獎品、演講者禮物、付費搜索（在 Instagram 上）和實時字幕（我們使用人工解決方案以實現最大準確性）。
總體而言，我們在面對面活動中的花費比我們少 12 倍。
在最頂部，我們提供了一個菜單，其中包含指向每日日程安排、Slack 頻道、測驗和點播會話的所有相關鏈接。
對於未來的活動，我們想考慮一個正式的活動平台。 但是，如果您剛剛開始接觸虛擬活動，完全可以在沒有正式平台的情況下舉辦活動！
對於我們的現場會議，我們使用了 Zoom 網絡研討會。
與會者反饋
與會者有機會通過每日測驗和活動後調查在整個活動期間提供反饋。 
以下是觀眾最喜歡的：
- 格式：“我喜歡它在多個日期和時間的傳播方式，它讓我能夠在我的工作日程中安排會議。
- 點播和直播內容：“我喜歡在直播會話之間享受點播會話。”
- 會議和演講者：“我很欣賞會議如何適應所有專家級別。
另一個巨大的勝利是提前提供幻燈片。 這不僅是一種很好的可訪問性實踐，而且還允許與會者做筆記。 此外，我們確保發送演示文稿中提到的所有鏈接。
當被問及我們可以在哪些方面改進活動時，與會者表示他們希望有一個區域可以與無障礙供應商聯繫，進行練習以熟悉 Zoom 平台和功能，並獲得出席證書。
清單：虛擬環境中的可訪問性
從我們的第二次虛擬活動中吸取的 3 個教訓
如果您正在考慮舉辦自己的虛擬會議，我們希望這些經驗教訓可以幫助您更輕鬆地進行計劃。 
- 不要假設每個人都熟悉您使用的平台：雖然 Zoom、Slack 和 WordPress 都是流行的互聯網工具，但並不是每個人都熟悉它們的功能。 我們提供了 Slack 平台的概述視頻，但沒有介紹 Zoom 或如何瀏覽活動網站。 對於未來的活動，我們希望提供有關所有工具的教程，以便與會者可以充滿信心並準備好充分利用他們的經驗。
- 包括贊助商或與相關供應商的合作夥伴：許多人參加面對面的會議，以發現可以幫助他們解決挑戰的新供應商。 虛擬會議不應該有任何不同。 正如我們從參與者調查中了解到的，人們希望發現新的供應商。
- 想辦法脫穎而出：現在虛擬活動空間競爭激烈，如何讓您的活動與眾不同？ 我們的第二個活動是圍繞視頻可訪問性的綜合課程——我們採用了“課程”語言。 我們有講師，而不是演講者。 該議程被稱為課程表。 我們還應要求提供每日測驗和結業證書。 我們相信這對活動的價值做出了重大貢獻，並幫助我們與令人難以置信的演講者一起制定了強有力的議程。
訪問 2021
我們已經開始籌劃 2 月份的下一次活動，我們希望您能加入我們！ 
如果您無法參加我們的任一活動，請查看我們 5 月份的 ACCESS 在家活動，該活動側重於解決虛擬環境中的可訪問性問題，以及我們的 ACCESS 秋季課程，該課程側重於視頻可訪問性。
您從規劃虛擬會議中吸取了哪些教訓？ 讓我們在評論中知道！