管理內部員工和遠程員工之間的差異

在現場工作的主要優勢之一是與同事共度時光，相互了解，並更多地了解他們的工作習慣。 對於團隊領導者，此設置可讓他們輕鬆管理員工。 但是，領導遠程團隊時情況並非如此。

當面臨工作環境的特殊變化時，領導者必須改變他們的工作方式。 例如，當經理需要切換到領導遠程而不是辦公室團隊時。 根據培訓公司 VitalSmarts 最近的一項調查，20% 的領導者沒有準備或非常沒有準備領導他們的遠程工作團隊。

這兩個工作設置通常包括一組不同的規則。 在本文中，我們將通過澄清以下內容來深入探討該主題：

• 內部模型和遠程模型之間的區別，
• 管理內部員工和遠程員工之間的區別，以及
• 有效管理遠程團隊的技巧。

內部模型和遠程模型之間的區別

在我們開始探索管理內部團隊和遠程團隊之間的差異之前，讓我們首先定義這兩種工作環境類別。

內部團隊模型

內部模式是員工只對他們工作所在組織的活動和項目負責的模式。 在這種情況下，員工的工作與公司的目標和價值觀保持一致。

僱用內部員工的好處是：

• 知識產權是安全的。

在每個公司中，都有一些關於業務運營、客戶等的敏感數據。如果這些信息被洩露，就會影響公司的聲譽。 但是，當企業主僱用內部員工時，這些風險情況不太可能發生。

• 在組織內保持一致的溝通。

能夠面對面地相互交流可以加強員工和經理之間的關係。 此外，只要有新員工，共享相同的工作環境可以使培訓過程變得更加容易。

• 更好的責任。

在決定是僱用內部員工還是遠程員工時，許多企業主選擇辦公室團隊，因為內部模式通常可以確保更高級別的員工責任。

另一方面，內部模型也有一些缺點：

• 有間接成本。

如果他們選擇聘請內部團隊，雇主將不得不支付額外的強制性費用。 在進行員工成本估算時，雇主也必須包括管理費用。 間接成本包括建築成本和設備等付款。

• 與僱用遠程員工相比，招聘需要更多的時間和精力。

由於內部員工是長期聘用的，雇主將努力尋找最合適的候選人。 因此，此過程有時會花費更多時間。 因此，對於任何緊急項目，僱用內部團隊都不是一種選擇。

• 尋找合適的候選人是有限的。

在僱用遠程工作者時，企業主可以考慮來自世界各地的候選人，只要他們符合預定標準。 但是，對於內部團隊，雇主必須找到來自同一城市或同一國家的人員。

遠程團隊模型

除了僱用內部團隊外，雇主還可以選擇僱用遠程員工。 遠程團隊模型是一種外包。 在這種情況下，企業選擇招聘遠程員工來創建遠程或分佈式團隊。

擁有遠程團隊的主要優勢是：

• 招聘全球人才。

由於遠程員工遠程工作，雇主可以從世界各地選擇最合適的候選人。

• 以合適的價格僱傭員工。

為了獲得更低的資源成本收益，企業可以從 Tier 2 和 Tier 3 國家/地區租用資源。 最富裕的國家屬於第一類，第二類是人均收入較低的國家。 至於 Tier 3 類別，這些是購買力低的發展中國家。

• 每位員工的費用更少。

擁有遠程團隊時，雇主沒有義務支付健康保險、差旅費和其他費用。 因此，每個工人的成本會更低。 此外，由於員工是遠程辦公，因此不需要辦公室，因此不會產生管理費用。

但是，僱用遠程團隊有一些缺點：

• 缺乏面對面的交流。

遠程工作者別無選擇，只能通過電子郵件、聊天和視頻會議相互交流。 如果沒有面對面的交流，許多人可能會感到與同事隔絕。 隔離是遠程工作者遇到的最常見的挑戰之一。

此外，雇主和經理必須以同樣的方式領導團隊，這需要更多的時間和精力。 雖然經驗豐富的團隊不會有任何溝通問題，但在培訓過程中，面對面的方法是必不可少的。

• 時區管理

如果員工來自世界各地，時差可能是一個主要障礙。 召集團隊成員參加每日或每週的電話會議對於經理來說始終是一項艱鉅的任務。

• 潛在的項目失敗

為特定項目僱用遠程員工可能是一項不確定的任務。 即使遠程工作者擁有高水平的經驗和專業知識，他們也有可能無法按時交付工作。 因此，這些延遲會影響項目的成功。

總而言之，每種型號都有其優點和缺點。 決定為您的公司選擇哪種模型主要取決於您公司的需求和目標。

管理內部員工和遠程員工的區別

“遠程工作是未來，但您每年至少需要親自到場幾次，才能真正打造一支出色的團隊。” – 里卡多費爾南德斯

里卡多·費爾南德斯 (Ricardo Fernandez) 是 TEDxIESEBarcelona 的發言人之一，在多家公司從事遠程辦公已有 10 多年。 在他為 Tedx Talks 所做的演講中，Ricardo 指出您可以通過視頻會議和電子郵件與您的團隊建立某種關係。 但是，他聲稱實際存在對於“為您的團隊增加同理心”是必要的。

如果您曾經想過領導遠程團隊是什麼樣的，我們敢打賭，物理距離是您想到的主要障礙之一。 畢竟，如果沒有身體上的接近，在工作場所甚至很難實現團隊合作。

現在，如果我們將管理內部團隊與遠程團隊進行比較，我們會注意到與後者相關的三個關鍵挑戰：

1. 時間，
2. 空間，和
3. 文化。

時間差異

我們已經提到，在遠程辦公團隊中，通常會有來自不同時區的人。 作為這樣一個團隊的經理，您需要在適合每個團隊成員的時間安排團隊會議和其他電話會議。 這就是所謂的“時間公平”。 你可以想像，這不是一件容易的事。

除了團隊會議之外，您在設置截止日期時還需要考慮時間差異。 你住在新加坡的同事應該和他的西雅圖隊友有相同的天數來完成他的任務。

另一方面，在領導內部團隊時，您可能不會遇到這些問題。 無論您的工作時間是固定的還是靈活的，您和您的團隊每天至少會在辦公室共度幾個小時。 因此，作為他們的領導者，您可以親自與他們溝通並輕鬆管理他們的任務和截止日期。

空間差異

遠程工作的另一個挑戰是團隊成員之間的物理距離。 領導遠程團隊時，空間差異主要影響：

• 團隊內部的溝通。

在內部團隊中工作的好處是，您可以在需要幫助或建議時隨時與同事聯繫。 如果您是經理，則可以在項目出現任何緊急問題或最新更新時立即召集團隊。

再說一次，遠程員工不會出現這種情況。 由於他們不是坐在彼此旁邊，隊友無法面對面交流。 因此，他們通過在線通信工具保持聯繫。

此外，沒有像內部團隊那樣面對面的會議。 因此，作為遠程領導者，您必須與整個團隊進行頻繁的視頻通話。 但是，盡量不要安排太多會議。 根據哈佛商學院最近的報告，從今年 4 月開始，與今年第一季度相比，人均會議次數增加了 13%

（在因 COVID-19 大流行而全球封鎖之前）。 幸運的是，這些會議的平均長度減少了 20%。 這項調查收集了來自北美、歐洲和中東的 310 萬工人。

為了促進團隊內部更好的溝通和協作，您應該嘗試使用團隊管理軟件。 例如，Twist 是遠程團隊的通信應用程序，而 Asana 將幫助您管理任務。

• 跟踪用人績效的過程。

領導內部團隊時，分析員工績效非常方便。 由於您與團隊處於相同的工作環境中，因此您可以大致了解他們的工作習慣和道德規範。 但是，在分佈式團隊的情況下，監控他們的工作可能會很棘手。

那麼，如何處理這個問題呢？ 最實用的解決方案之一是辦公室團隊時間表。 填寫時間表非常簡單。 您的團隊需要輸入一周中特定項目的工作時間。 然後，在團隊儀表板中，您可以看到他們一周的可視化細分。 此外，還有每週報告，您可以在其中了解誰每天記錄了多少小時。

文化差異

說到文化差異，遠程管理人員需要將注意力集中在：

• 語言障礙以及如何打破它們，
• 正確理解消息，
• 認同其他同事的文化框架和背景，以及
• 如何在不同的文化背景中找到共同點。

通過為整個團隊組織頻繁的跨文化培訓計劃，您將更加熟悉不同的文化。 因此，您的遠程員工也會感到更自在。 但是，如果您是成員來自多種文化的內部團隊的領導者，請務必也設置這些教育課程。

現在，這是一個有趣的事實——不同的文化對時間有不同的理解。 例如，在南非，有兩種常用的表達方式：

• “現在-現在”——它很快就會發生，並且
• “就在”——它將在不久的將來（在接下來的幾個小時內）發生。

因此，如果您有來自南非的同事，請記住這一點。

由於世界上有許多特殊的文化規範，您應該為您的員工提供一些有關此主題的有趣出版物。 例如，您可以從 Erin Meyer 的一本書The Culture Map開始。 這篇文章強調了文化差異以及它們如何影響國際業務。

關於如何有效管理遠程團隊的專家提示

我們已經聯繫了管理和組織發展領域的幾位專家，以詳細了解他們最喜歡的管理分佈式團隊的策略。 這些是他們對領導遠程團隊的任何人的建議。

讓您的遠程團隊成員感到聯繫和投入

Cristina Gibson 博士是加利福尼亞州馬里布 Pepperdine Graziadio 商學院院長的傑出管理學教授。 此外，她還是《 Virtual Teams That Work：為虛擬團隊有效性創造條件》一書的合著者。

她認為，內部和遠程團隊都需要一些基本要素。 這些是：

• 明確的目標；
• 角色和職責；
• 定期反饋； 和
• 開放包容的氣候。

但是，Gibson 博士補充說，在遠程團隊中，更需要確保成員感到相互聯繫和忠誠。

“考慮到我們經常在非內部工作的環境，遠程工作會導致孤立感和分心。 因此，額外努力使會議和簽到具有吸引力、支持​​性並涉及社交和個人互動，以及以任務為中心的活動是很重要的。”

遠離“一刀切”的方法

根據 Gibson 博士的說法，管理者經常犯的一個錯誤是對遠程工作人員採用“一刀切”的方法。

“每個團隊成員很可能在其偏遠地區都有獨特的情況，因此精明的經理會花時間了解每個成員的需求和優先事項，以便更好地了解如何以最有利於他們的方式支持他們感謝他們對球隊的貢獻。”

她解釋說，對於一些員工來說，這可能意味著最大限度地提高工作時間的靈活性。 但是，對於其他人來說，這可能意味著更多的定期和例行會議，而一些工人可能需要特定的技術。

“在內部團隊中，這些獨特的需求可能更明顯或更直觀，但了解每個員工需要什麼才能提高工作效率可能需要經理採取更加協調一致的發現過程。”

在個人層面上與您的遠程工作人員聯繫

Joe Hopkins 擁有領導力和組織發展博士學位，研究重點是遠程工作。 在過去的四年裡，他一直在研究和撰寫有關虛擬工作環境中的領導力的文章。

霍普金斯聲稱，領導傳統的內部團隊成員和遠程工作的人之間有很多相似之處。 然而，最顯著的區別是意向性。

“對於內部員工，許多關係是通過即興的“噴泉”和喝咖啡休息時間的談話有機地形成的。 遠程工作者的領導者需要更高水平的相互依賴的溝通技巧，這需要有意向性。 領導者必須有意識地了解每個人的個性特徵和需求，以及是什麼激發或耗盡了他們。”

就像吉布森博士一樣，霍普金斯指出，一種尺寸並不適合所有人。 此外，他補充說，結構化的團隊會議是必不可少的，但同樣需要在個人層面上建立聯繫的機會。

“佔總人口 40% 的內向員工不會發現虛擬的團隊咖啡休息時間或團隊建設活動充滿活力。 內向程度較高的員工需要小組或一對一的對話。”

因此，根據 Gibson 博士和 Joe Hopkins 的說法，領導遠程團隊的經理需要經常與團隊溝通。 這樣，領導者將更好地了解他們的員工。 此外，管理人員將了解每個團隊成員的個人需求和優先事項。

包起來

領導一個成員來自世界各地和不同文化背景的團隊可能是一項具有挑戰性的任務。 與傳統的內部環境不同，與分佈式團隊的溝通和協作必須通過在線渠道進行。 此外，跟踪員工的進度需要與領導內部團隊不同。

那麼，您應該如何成功管理遠程員工？ 首先，專家建議您不應該對遠程團隊採用“一刀切”的方法。 相反，要熟悉你的員工、他們的需求和優先事項，讓他們感覺與團隊有聯繫。

除了這個技巧之外，您還需要在個人層面上與您的團隊成員建立聯繫。 例如，您可以為整個團隊組織在線團隊建設或茶歇。 但是，請確保並非所有員工都願意參加虛擬聚會。 對於其中一些人來說，一對一通話可能是一個更好的主意。