發票與收據：主要區別和何時發送

作為一名自由職業者，您經常要處理許多任務——記賬任務，例如跟踪費用、發送發票和提供收據，都是保持自由職業者業務運轉的重要組成部分。

你要賺錢，對吧？

商業術語可能令人生畏，尤其是對於那些成為自由職業者以使用他們的創造性技能的人。 很容易混淆相似的事物，例如發票與收據。 它們都與客戶計費和付款有關，但它們的用途略有不同。

從不畏懼！ 在本文中，我們將分解發票與收據之間的差異。 我們將了解每個的用途，以及您何時需要發送它們。 我們甚至會為您提供有關這些文件應該是什麼樣子的想法。

發票與收據：它們有何不同

讓我們談談發票與收據。

發票是交易的文件。 它詳細說明了您所做的工作以及您的客戶同意為此支付的費用。 發票代表了雙方在跟踪收入和支出時可以參考的清晰記錄。 （您可以在此處閱讀有關發票用途的更多信息。）

另一方面，收據代表貨幣交換。 它表明客戶在某個日期向您支付了一定數量的錢。 並非所有客戶都需要收據，但有些客戶會。

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簡而言之，發票 vs 收據 = 付款請求 vs 付款證明。

在收到付款之前發送發票，然後發送收據。

發票和收據的重要性

沒有一些文書工作，您就無法開展業務。

在大多數情況下，發送發票是獲得付款的唯一方式。 這是一個信號，表明工作已經完成，欠款。 但是獲得報酬並不是您應該使用發票系統的唯一原因。

發票有助於跟踪雙方的財務信息。 發票與收據可以包含您需要或想要包含的盡可能多的詳細信息：日期、提供的服務、超額費用等。這樣，如果您將來需要回顧收入，您就可以獲得所有可用信息。

發票對於稅收也很重要。 雖然您只需要一份簡單的稅表的總和，但如果您曾經接受過審計，或者如果您在客戶的收入報告與您自己的報告之間存在爭議，您可以參考詳細的發票來弄清楚發生了什麼。

如果這還不足以讓您相信發票的重要性，請考慮它們提供的所有信息。 如果您以可讀格式跟踪所有內容，例如電子表格或使用流行的發票軟件，您可以了解很多關於您自己的業務的信息。

哪些客戶最賺錢？ 誰按時付款？ 誰不呢？ 您的客戶是否傾向於來自特定行業？ 你在哪里花費沒有回報的時間？ 是否有利潤率高的任務可以外包並騰出更多的計費時間？ 所有這些信息都可用於以有意義的方式發展您的業務。

那麼發票與收據呢？ 收據對於表明付款發生同樣重要——無論是對您還是您的客戶。

收據不僅僅是提供服務的記錄，它們是付款發生的證明。 如果您在每次換錢後向客戶發出正式收據，則不會發生任何爭議。

收據為您和與您合作的公司或個人提供法律保護。 如果客戶想對付款提出異議，他們可以證明他們已經向您支付了約定的金額。 他們還幫助您的客戶跟踪他們自己的開支。

如何創建正確的發票

那麼創建發票的最佳方法是什麼？

基本上有兩種方法：手動使用模板，或使用軟件服務。

對於一次只接待幾個客戶的小公司或自由職業者來說，手動創建發票可能沒什麼大不了的。 您可以使用 Excel、Numbers 甚至 Google Sheets 之類的程序來製作可以填充適當信息的模板。 這些程序將為您進行基本的計算，而且價格低廉，甚至可以免費使用。

如果您採用這種方式，只需確保以通用格式（如 PDF）導出它們，這樣您的客戶就不會在閱讀文件時遇到問題。 並詳細記錄發送的地點和時間，以便輕鬆找到所需的信息。

使用 FreshBooks、Bonsai 或 AND.CO 等軟件可能會有一個學習曲線，您將在這裡投入一些資金，但如果您每個月寄出的發票不止幾張，從長遠來看可能是值得的.

您需要為這些服務付費，但它們會幫助您看起來更專業。 大多數服務會在程序中立即向客戶發送發票，有些服務會自動跟進以收取付款。 一個好的發票軟件還會跟踪您需要的所有內容，以便日後輕鬆查找信息，區分發票與收據之間的區別，甚至生成稅表。

不要忘記包括：

• 發票的創建日期
• 到期日條款
• 已完成工作的描述
• 總量
• 客戶信息
• 發票跟踪號
• 銷售稅（如適用）
• 其他必要信息，例如發票是否已部分支付，是否有滯納金、折扣等。

您應該事先與客戶商定什麼樣的發票時間表。 對於較大的項目，您可能希望每月、每季度或在滿足大型里程碑時發送發票。 對於較小的項目，通常在項目完成後發送發票。

你的收據應該包括什麼

比較發票與收據時，收據要簡單得多。 收據的主要目的只是顯示付款證明。

收據是什麼或必須包括什麼，沒有法律定義。 也就是說，您希望收據能夠提供上述法律保護，因此除了簡單的“我的客戶支付了 XX 美元”之外，還應包含更多內容。

如果您查看發票與收據，並帶走大部分信息，那麼您基本上只剩下收據應該是什麼樣子了。 但是，收據至少應包括一些細節。 您需要列出支付的服務、支付日期和支付方式。 不要包括信用卡號或個人信息，但說明它是支票、信用卡、Venmo、PayPal、Stripe 還是其他東西，稍後會有所幫助。

您還應該提供某種手寫或電子簽名來驗證付款證明。 即使在這個數字時代，簽名也具有法律效力。

如果您願意，收據可以像開具發票一樣簡單，以某種方式將其標記為“已付款”，然後將其發送給您的客戶。

創建完美收據的最好和最簡單的方法之一就是簡單地詢問您的客戶哪些信息對於他們的目的是必要的。 這樣就不會有任何來回或挫折。

如果您使用簿記軟件，收據通常可以像發票一樣自動生成。 只需確保您在正確的時間發送正確的文件，這樣您的客戶就不會被發票與收據混淆。

軟件解決方案通常會在收到付款後立即發送收據，因此如果您使用手動模板，請務必及時發送收據。 清楚地標記電子郵件也很有幫助——當客戶快速支付發票時，發票與收據可能難以識別。

結論

如果您進行過任何計費或費用跟踪，您就會知道發票和收據都在業務中佔有一席之地。 熟悉每種方法的含義以及如何利用它們來發揮自己的優勢對於擴展您的自由職業產品至關重要。

如果發票與收據的問題仍然令人沮喪，那麼獲得一個易於使用的會計軟件可能符合您的最大利益，該軟件將為您完成所有繁重的工作。

計費的底線是您需要跟踪所有內容。 注意細節，例如何時需要發送發票與收據可幫助您以明智的方式構建您的業務。 保留銷售記錄、付款記錄、費用記錄、未付款記錄以及項目需要多長時間的記錄。

所有這些信息只需幾分鐘即可輸入到電子表格或簿記軟件中，並且在後端可以證明是無價的。

你有它，發票與收據，揭開神秘面紗。 現在，您要處理的事情少了一件——重新開始工作。

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凱莉·傑克遜·伯格納 (Kylie Jackson Burgener) 是三個孩子的母親，也是一名自由顧問，專門從事公共關係、寫作和內容營銷。 她是 Measured Melodies 的聯合創始人，這是一個面向鋼琴教師和學生的分級鋼琴樂譜系統。 她和家人住在北卡羅來納州的羅利。
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