如何使用正確的問題管理形式來避免危機

已發表: 2021-05-24

問題是可能由於多種原因而中斷您的項目的原因,從而阻止項目繼續實現預期結果。 這可能在任何時候發生在任何人身上,這就是問題管理的用武之地。它可以幫助您為意想不到的情況做好準備,並教您如何處理它們。

其中一些問題不能那麼容易地消除,但如果你採取正確的行動,你可以限制損害。 繼續閱讀以了解如何成為更強大的項目經理。

目錄

  1. 問題和危機有什麼區別?
  2. 項目經理清單:問題是危機嗎?
  3. 你如何追踪問題?
  4. 如何應用問題管理流程?
    1. 關註一切
    2. 風險管理
    3. 溝通是必不可少的
    4. 事情總是會失控
  5. 結論

問題和危機有什麼區別?

不要將問題與危機混為一談。 問題實際上是危機的前兆。 由於缺乏溝通或錯誤的決定,問題可能會失控。 使用這些術語時要非常注意,因為危機這個詞很快就會引起恐慌,而這種恐慌可能不會被您的員工所接受。

公司會立即經歷危機,並將長期感受到危機。 另一方面,一個問題可能會逐漸消失,因此您不必涉及整個團隊

那麼你怎麼知道什麼時候出現問題或危機呢? 將所有員工召集在一起,討論他們的意見。 由於這顯然是主觀的,因此存在反應過度的風險。 如果這件事被公之於眾,就有可能落入媒體手中,炸毀整個局勢。 貴公司的聲譽受損,潛在客戶會避開您。 請注意,壞消息幾乎總是會導致危機。

德爾海茲塑料危機就是一個很好的例子。 該公司發起了一項使用積木的活動,但客戶對多餘的塑料包裝感到憤怒。 負面反應通過社交媒體傳來,德爾海茲意識到他們別無選擇,只能立即做出反應。

週末,他們找到了一種與員工和客戶溝通的方式。 他們承認犯了一個錯誤,但公司很快做出了必要的調整。 每個人都可以從中吸取的一個重要教訓是,您必須有效且快速地進行溝通,並且信息並不總是必須完美無缺。

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項目經理清單:問題是危機嗎?

不確定您是在處理問題還是危機? 使用下面的清單進行區分。 儘管危機可能難以解決,但通過正確的方法解決問題實際上是一件容易的事。

  • 這個問題是否與情感相關? 例如,它是否與兒童、動物痛苦、種族主義、發展援助等有關。
  • 利益相關者認為該問題與您的公司有關的可信度如何? (公眾可以想像這個問題與您的公司有關嗎?)示例可能是社交媒體平台因其隱私方法而受到批評,或者公司假裝是可持續的。
  • 這個問題容易在媒體上描述嗎? 一個例子可能是 Suit Supply 的廣告活動對女性不友好,或者媒體已經強調的問題,如稅收、能源價格等。
  • 與其他問題/危機有什麼聯繫? 例如,圍繞哈維溫斯坦性騷擾的醜聞。 之後,許多人被指控犯有同樣的行為。
  • 信使的影響是什麼? 有影響力的利益集團的例子是非政府組織、Test-Achats 或工會。
  • 問題有多動態? 問題變得動態的最好例子是示威者。 一周可能有 100 名示威者參加示威,幾週後可能有數千名示威者在不同地點。
  • 作為一家公司,您與該問題的隔離程度如何? 一個例子是,某些部門可能出於深思熟慮的原因而裁員(汽車行業)。 因為這個部門有一個共同的問題,最好通過一個聯合會或協會來溝通。
  • 問題容易解決嗎? 一個例子是前面提到的 Delhaize 的包裝問題。 通過坐在一起並迅速採取行動,問題很容易解決。

你如何追踪問題?

僅僅因為你不能總是預測未來的問題,並不意味著你不能作為一家公司來預測它們。 在任何項目開始之前,您必須制定包含問題識別和問題分析部分的戰略計劃。

您需要仔細考慮項目的目標以及將使用哪個問題跟踪系統或問題管理軟件來觸發和檢測問題。 一旦您確定了問題,請在詳細的問題解決過程中參考您事先計劃的聯繫人列表。 對於這項任務,通常由項目經理、項目發起人或項目執行人員控制。

接下來,仔細考慮如何報告衝突。 確保問題描述盡可能詳細,並正確反映當前情況。 最後,您需要找到一種方法來檢查問題是否已得到有效解決。

請記住,您需要超越衝突本身進行思考。 如果問題升級會發生什麼?最壞的情況是什麼?

如何應用問題管理流程?

關註一切

當出現問題時,將您當前的活動暫停一段時間,以便您可以先處理衝突並儘快繼續項目。 在任何項目的過程中,項目團隊的每個成員都必須跟踪進度並詳細記錄他們的所有行動,這一點至關重要。 這使得不僅可以輕鬆找到潛在的解決方案,還可以分析問題以及下次如何以不同的方式完成事情。

不僅對自己好,對公司也好。 根據所犯的錯誤,可以調整項目的組織或結構,以便在再次發生錯誤時採取更好的行動。 考慮在每個項目之後寫一個“項目的經驗教訓分析”。

風險管理

風險管理是任何企業生活的一部分。 有什麼比管理或解決問題更好的呢? 完全防止它們發生。 一旦你寫了項目目標,就寫一個風險管理過程。 這些流程用於識別對項目造成損害的任何可能風險、不能確保項目成功的損害、可能產生負面影響的未解決問題以及可能出現的任何其他問題。

注意:良好的問題管理還意味著您永遠不會遇到問題仍未解決的情況。 要說出風險管理流程並避免為下一個項目設置未來的問題或危機,請在問題出現時立即解決。

溝通是必不可少的

確保您的整個團隊都知道正在發生的事情,尤其是在出現問題時。 在整個過程中保持聯繫。 一些團隊成員可能以前曾處理過特定問題,因此尋求反饋永遠不會不合適。

讓您的員工意識到每個項目都會發生問題,及時發現是必不可少的。 將組織會議和聽取同事的意見作為例行公事。 您甚至可以從危機管理機構等外部機構獲得幫助。

事情總是會失控

每個項目經理都會遇到需要外部幫助的情況,可能在其他團隊中。 如果您不尋求合適的人的幫助,問題可能會演變成危機。 良好的項目問題管理意識到有時可以在其他地方找到解決方案。 使用任何必要的手段來防止問題升級。

結論

每個項目都有它的問題。 作為項目經理,您有責任學習處理這些問題並確保避免類似情況。

重要的是要認識到問題和危機是兩個完全不同的概念。 危機是您無法迅速擺脫的情況,因此在使用該術語時要小心。 它會引起員工的恐慌,應該不惜一切代價避免這種情況。

作為一個團隊思考並通過坐在一起討論來成長。 有亮點,問題總能解決。 通過及時和正確的反應,您可以避免當今工作環境中的混亂。