像圖書管理員一樣管理內容庫的3個步驟

已發表: 2020-12-22

步驟管理內容庫圖書館員

如果有一個面向圖書館員的粉絲俱樂部,我將成為持卡人。 在過去的幾年中,圖書館員比其他任何專業人士教會了我更多關於內容管理的知識。 我們的營銷人員實際上淹沒了內容,而圖書館員則是使內容井井有條且易於查找的專家。

我們是絕配。

我沉迷於內容組織的挑戰。 我發現無論您使用數字資產管理系統還是其他工具,館員管理方法對於使內容庫變得有用至關重要。 讓我告訴你為什麼。

在今年的智能內容會議上,我榮幸地與Clear Channel Outdoor市場營銷總監Jen Hurley進行了聯合演講。 Jen擁有圖書館和信息科學碩士學位。 在我們的演講中,我總結了三個原則,這些原則對於像圖書管理員一樣管理內容庫至關重要。

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1.您的任務篩選器確定什麼值得存儲

我認為,在智能手機上拍照的最糟糕的部分是刪除所有的啞巴。 也許您連續為女嬰拍攝20張照片,因為您不知道哪個會好。 現在,將該問題擴大到一家公司,該公司每月在數十個市場中創建數千張圖像。 你保留什麼? 誰負責這個決定?

像Jen這樣的館員根據公司的使命來決定值得存儲的內容。 假設您的任務是傳播自己動手做的家用工藝品的樂趣。 那就是你的任務過濾器。 哪些圖像可以幫助您傳播該消息? 哪個不會呢?

@JakeAthey說,內容管理員會根據公司使命來決定值得存儲的內容。 #contentstrategy點擊鳴叫

雖然聽起來很明顯,但是大多數公司毫無疑問地存儲了每個圖像。 如果要組織起來,為什麼絕對要浪費時間標記和存儲您肯定不會使用的內容? 為什麼在整個內容庫中植入誤報? 鍛煉任務過濾器是了解您擁有什麼內容以及為什麼擁有它的第一步。

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2.立即標準化您的語言,以便以後可以查找內容

培訓圖書館員創建詞彙和主題分類法。 這是“戶外清澈頻道”的一個示例:

明晰通道元數據

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有幾件事值得注意。 首先,查看左側的整體元數據結構。 它確保所有內容都以標準化的屬性集進入DAM系統。 有元數據字段,用於說明照片的拍攝方式,甚至是觀眾類型,以指示照片是否具有多元文化價值。 這樣的標籤使很多營銷人員感到驚訝。

元數據應反映內容策略。 如果使用多元文化鏡頭對營銷團隊及其受眾很重要,那麼擁有多元文化元數據標籤可以節省搜索內容的時間。 元數據字段反映用戶將如何決定使用或不使用圖像。

關鍵字圖表顯示Jen的團隊添加到元數據的行業詞彙。 左列是“類別分類法”,右列是“範圍註釋”。 當在室外戶外頻道標記關鍵字時(根據所需的元數據字段),團隊將從該列表開始工作。 Jen努力將單詞與主題進行分組,以便營銷人員,銷售人員,代理商等都能找到所需的內容。 隨著Jen的團隊發現新單詞和新詞,詞彙至少每週更新一次。

圖書館員在詞彙表上做了很多前期工作,以使用戶免受搜索失敗的困擾。

@JakeAthey說,圖書館員在詞彙表上做了很多前期工作,以使用戶免受搜索失敗的困擾。 點擊鳴叫

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3.計劃您的內容生命週期

不像我會永遠掛在嬰兒圖片上(或者至少長到足以讓我的女兒尷尬),品牌圖片具有生命週期。 為什麼要扔東西或將其扔進冷藏庫? 好吧,在某個時候,您必須停止使用某些資產,因為它們已經過時了。 例如,庫存圖像具有嚴格的到期日期,而違反它們會給您帶來麻煩。 因此,圖書館員掌握生命週期政策。

通常,圖書館員會為每種資產類別設定失效日期。 例如,徽標可能需要五年才能進行審核。 但是對於帶有數據的信息圖表,圖書館員可能會將有效期設置為三年。 為啟動廣告系列創建的資產可能會在更短的時間內到期。 相反,一張50年前的公司圖片可能沒有有效期。 它是常綠且不可替代的。

圖書管理員通常會為每種內容資產類別確定失效日期。 @JakeAthey。 #contentstrategy點擊鳴叫

撤消內容的目的是確保用戶僅根據圖像權利查找和使用相關的最新資產。 如果您的系統中沒有不良資產,則沒有人可以濫用它們。

館員的投資回報率

像圖書管理員一樣管理您的內容庫很費力,但這是否有回報? 數據表明是。

當我們在Widen中將擁有專用DAM管理員的客戶(即,將超過50%的時間花在DAM上的客戶)與沒有使用DAM的客戶(即,將少於20%的時間花在DAM上的管理員)進行比較時,我們發現了明顯的差異。 在擁有專職管理員的公司中,用戶下載的資產多於兩倍,而重新分配活動資產的頻率則是平均兩倍以上。

以我的經驗,所有專職的DAM管理員(通常是圖書館員)都遵循上述原則。 雖然這些數據不能證明用戶在營銷活動中獲得了更高的投資回報率,但確實表明這些公司在專門的管理員的幫助下,每種資產的使用率更高。 這可能意味著資產組織得更好,或者DAM管理員有時間更深入地培訓用戶。 無論哪種方式,對於預算有限的營銷團隊來說,較高的每項資產使用量都是理想的結果。

圖書館員的方式

過去,我建議公司聘請圖書館員來建立和管理其內容庫,而我則堅持這一建議。 但是,對於許多公司來說,這不在他們的預算之內。 如果是這種情況,請像圖書管理員一樣努力管理您的內容庫。 如果您具有任務過濾器,標準化的詞彙表和生命週期策略,那麼您將比一般的營銷團隊領先幾英里。

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封面圖片由Ryan McGuire-Bells設計,Gratisography