如何以及為何衡量和分析員工生產力

已發表: 2021-11-04

衡量員工生產力可以為公司的運營方式帶來重大變化。 它對微觀(員工)和宏觀(公司)的工作水平產生積極影響。 我們想為您提供一個深入的指南,解決以下問題:

  • 衡量員工生產力的重要性
  • 使用哪些方法和指標,以及
  • 方法如何因公司而異

目錄:

  • 什麼是企業生產力
    • 水變得渾濁的地方
    • 體力勞動 vs 知識勞動
  • 如何衡量生產力
    • 常用方法
    • 工作時間方法
    • 通過目標測量
  • 什麼會影響公司內員工的工作效率?
  • 為什麼要衡量員工生產力
  • 綜上所述

如何以及為何衡量和分析員工生產力

什麼是企業生產力

生產力很容易被誤解為生產效率。

生產是基於投入的產出量。 因此,根據投入的時間、資源和金錢來計算您獲得的產出實際上並不是生產力。

生產力是資源、金錢和時間用於生產產出的效率。 作為基礎,以下是衡量員工生產力的公式:

產出/投入 = 生產力

輸入

投入是投資於生產物品或提供服務的單位數(勞動力、工作時間、能源、金錢)。

根據行業的不同,輸入可以是任何內容:

  • 千瓦功率(帶操作機械)
  • 工作時間(按小時計算工資的工作)
  • 體積(磅或公斤)

輸出

產出是根據投入的數量生產的物品/商品或提供的服務的數量。

例如,一位設計師投入三個小時的工作來為公司徽標製作五份草稿。

根據公式,它歸結為:

5 份草稿/3 小時工作 = 每小時 1.6 份草稿

或者,您可以根據企業在給定時間範圍內每小時的收入來計算生產力:

價值 120,500 美元的商品/1,730 小時 = 每小時 69.65 美元(70 美元)

或者每個員工對產出的貢獻有多少。 您將使用相同的收入,只需將它們除以員工人數:

價值 120,500 美元的商品/45 名員工 = 每位員工 2,677 美元

雖然公式本身很簡單,但當我們將其應用於現代工作場所時,它需要一些擴展。 這就是原因。

水變得渾濁的地方

衡量生產力絕非使用輸出/輸入模型那麼簡單。

弗雷德里克·溫斯洛·泰勒 (Frederick Winslow Taylor) 是 19 世紀的一名機械工程師,他從自己還是一名體力工人開始就開始分析生產力。

他觀察到生產力是一個人技能的進步。 例如,一個漁夫在船上,他用網捕魚。 首先,泰勒會觀察和分析流程的每一步,並找出可以消除的步驟。 所謂的“浪費時間”。 去掉那些不必要的步驟,只留下必要的步驟有助於漁民更加輕鬆和高效。

其次,他認為我們可以找到一種方法來重新設計他的工具——修理船,或者找到更好的船,得到更堅固的網等。當然,漁夫會更有效率。 正如 Peter F. Drucker 在他的論文中所解釋的那樣,從歷史上看,我們已經看到這種方法奏效了數百年。 消除不必要的步驟和改進工人的工具確實提高了生產力。 它甚至現在還在繼續:只需比較 1995 年的個人電腦和 2020 年的個人電腦——以及今天的個人電腦可以為普通工人做什麼。

但是,如果我們嘗試將相同的方法應用於 HR 員工,會發生什麼?

重新設計、改進的工具是否能帶來更好的輸出?

他們是否能夠接觸到辦公室中的更多人?

這就引出了一個問題——人力資源部門的生產力是根據他們每天與多少員工交談,還是根據他們在解決問題上的幫助程度來計算的? 我們測量什麼?

要準確衡量和提高生產力,您首先需要辨別您的公司是從事體力工作還是知識工作

體力勞動 vs 知識勞動

手工工作主要側重於數量,同時旨在達到最低質量要求。 它主要出現在工廠、工廠、裝配線……任何形式的大規模生產中。 為工人提供工具和專業知識,使用他們已經知道的技能。 一旦他們離開公司,他們獲得的相同資源就會被拋在後面。

知識工作同樣注重數量和質量。 一些例子包括教育(學生人數不如他們傳授的知識重要)、健康(醫生、護士、實驗室技術人員)等等。 雖然他們獲得了可以使用的工具,但知識工作者要負責自己的學習、技能共享、創新,並被賦予更多的自主權。 當他們離開公司時,他們獲得的知識也隨之而來。

而且由於純手工工作可以用上面這樣一個簡單的公式來衡量,知識工作包含更多需要解決的因素。 為了使本文保持合理的簡短,我們將只研究知識工作。

那麼,衡量員工生產力的好指標是什麼?

如何衡量生產力

正如我們所說,知識工作的核心體現在一個問題上:

“什麼任務?”

對於項目經理來說,每天的任務可能都不一樣。 有一天,他們大部分時間都花在回復電子郵件、聯繫客戶和參加辦公室會議上。 第二天,他們可以分析項目進度、更改截止日期、與部門領導討論進一步的步驟等等。

對於店員來說,任務似乎是眾所周知的——銷售產品。 然而,他們還必須庫存貨架,在輪班結束時收集資金,做有關補貨的文書工作,接收貨物,清理……

因此,為了準確衡量生產力,德魯克聲稱它首先詢問以下問題:

  • 你的任務是什麼?
  • 你的任務應該是什麼?
  • 哪些挫折使您的任務更加困難?
  • 應該取消哪些步驟?

只有當員工反思這些問題時,他們才能開始擺脫阻礙生產力的不必要步驟。 這些答案將幫助他們找到解決某些問題的方法,從而幫助提高生產力。

一、勞動生產率法

部分勞動生產率

這種方法使用我們上面提到的最簡單的生產力公式——投入與投入的比率。

它計算並顯示單個輸入的比率,例如,設計一個標誌需要多少小時。 工時是最常見的投入,因為它是經濟和員工生產力的關鍵方面。 其他輸入是:

  • 人力/勞動力
  • 能源成本
  • 使用的材料
  • 資本/金融

企業有時更喜歡部分勞動生產率方法,因為它獨立於集體計算一項投入,數據易於解釋、改進並與其他行業進行比較。 因此,我們的設計團隊負責人可以將他們的設計師三小時的產出與具有相同水平的其他設計師進行比較。

但是,與此同時,它並沒有在整個性能的背景下顯示生產力,這可能會產生誤導性的結果。

多因素勞動生產率

這種生產率方法計算與勞動力和資本相關的產出,因為這兩者通常被視為最重要的投入。

產出/(勞動力投入(工作小時數)+ 資本投入(投入的美元))= 多因素生產率

多因素生產力可幫助您在考慮更重要的輸入的情況下確定輸出。 這也是在國家層面計算生產力的方式。 但是,它仍然遺漏了其他輸入,因此您永遠無法準確了解公司的整體生產力。

總勞動生產率

最後,總勞動生產率將上述所有輸入納入公式:

總產出/所有投入(材料+工時+能源+資本+其他費用)=全要素生產率

此方法中的總產出涉及產出的所有有形價值,而不僅僅是貨幣價值或物品/產品/服務的數量。 這包括:

  1. 成品數量
  2. 股息
  3. 利息,以及
  4. 其他的收入

當公司需要查看其整體生產力時,此方法非常出色,但事實證明它很難計算,而且無法確定每個單獨的輸入對生產力的影響程度。 因此,人們需要收集額外的數據以獲得更精確的讀數。

2. 工作時間法

在計算員工生產力時,工時似乎是最常見的投入單位。 現代工作場所要求工人承擔不一定是其工作描述重點的任務。 還記得設計師的例子嗎?

就他們而言,其他職責包括參加頭腦風暴會議、站立會議、回復電子郵件、監控新招聘人員的進度等。他們不僅僅是研究和設計公司網站和插圖。 他們爬得越高,責任就轉移了。

因此,衡量工作時間似乎是最可靠的方式,因為員工也是按小時支付工資的。

工作時間方法包含三個子類別:生產時間、每小時單位數每單位小時數。

生產時間

僅通過生產時間來衡量生產力意味著您將只關注員工花在完成任務上的時間。 準確收集此信息的唯一方法是使用時間跟踪系統。

您引入了一個全公司範圍的時間跟踪軟件,並讓人們開始為每項重要任務計時。 某些產品,如 Clockify,讓他們將每項任務標記為適當的類別(錯誤修復、Jira、會議、報告撰寫等)。 並且您可以過濾這些標籤以查看在特定任務上花費了多少時間,以及在那些對項目進度沒有貢獻的任務上花費的時間。

標籤系統

Clockify 中的標記系統顯示哪些任務獲得最多或最少的時間。

標記任務可以提供非常詳細的生產力報告,只要它們被準確使用。 您可以在此處找到有關該主題的指南:

  • 分類時間條目

每小時單位

同樣,為了能夠使用生產力公式,我們應該決定我們使用什麼作為輸入和輸出。

例如,一家公司在四個月內生產了 130,00 美元的產品。 它需要 15 名員工,每個月 22 個工作日,每天工作 8 小時。

產量為 130,000 美元。 輸入是員工產生該收入所花費的累計小時數。 所以,我們需要先計算輸入。 計算將是這樣的:

生產力計算
我們定義的產出是 130,000,但要找出生產資本需要多少小時,我們需要乘以所有因子的值。 結果是製作一個產品需要 10, 560 個小時。

為了得到生產力值,我們需要將這兩個值相除。 然後我們可以看到 22 名員工在 4 個月的時間裡每小時生產 12.3 個單位

這種計算通常被複雜的製造公司使用,如索尼大眾、西門子、博世等。

每小時單位

為了計算員工每小時生產多少單位,我們只需顛倒上述生產力公式即可。

如果他們每小時生產 12.3 個單位,那麼我們必須將 60 分鐘除以 12.3。

每...計算的生產力
在知識經濟中,如果您要計算例如每個銷售員每小時撥打的銷售電話數量,或者在電話營銷和客戶服務中,則此公式適用。

它還適用於較小的製造企業,以及對接、裝載、食品加工等工作。

如果您有興趣親自試用該計算器,可以在此處找到它。

如何調整生產力公式

我們已經說過,知識經濟需要考慮多種因素。 員工沒有“只有那一項任務”。 大多數人的任務並不完全在他們的工作描述中,這會影響他們的工作效率。

那麼如何在考慮不同因素的同時準確計算它呢?

創建基線

為了能夠分析結果,您首先需要創建一個基線——您將根據該基準點衡量您的生產力結果。

這意味著將您可接受的預期成本(投入生產的資金、能源、人力、小時數)與實際結果進行比較。

在我們設計師的示例中,每小時 1.6 份草稿可能是他們經理的預期生產力水平 - 基線。 但是,如果基線是每小時 2 次草稿,那麼經理可能會說設計師表現不佳。

以下是根據您自己的需要調整輸出/輸入公式的具體步驟:

第 1 步:確定您的輸入

決定要評估生產力的哪個方面。 這決定了你的投入。

它可以是勞動時間、生產單位、生產時間、每小時成本等。

第 2 步:確定您的輸出

輸出是最終結果:最終產品。 它可以是營銷項目、客戶獲取、一個月內的成功銷售、收入等。

第 3 步:應用公式

確定輸入和輸出的值後,只需在基本公式中使用它們,併計算結果。

產出/投入 = 生產力

第 4 步:將其與基線進行比較

當您得到結果時,將它們與您確定的生產水平進行比較。 它可以是工作小時數,或者是生產產品的一部分所花費的資源/金錢數量,等等。

根據您所包括的因素,計算可能會變得更複雜一些,就像我們上面的例子一樣。

3. 除了數字之外衡量生產力

雖然本身不是生產力衡量標準,但通過目標分析生產力可能比單純的數字有用得多。 尤其是知識經濟時代。

由於影響一個人的生產力的方面很多,我們不能僅僅依靠數字。 因此,除了公式化方法之外,您還需要使用以下一種(或多種)方法:

通過時間管理衡量

衡量員工工作效率的最廣泛使用的方法是他們如何管理時間。 他們在特定任務上花費的時間是多是少,有多少時間花在瑣碎的事情上,還是浪費了。 進行的研究令人震驚,並揭示了我們的許多習慣。

像時間表這樣簡單的東西可以讓您全面了解整個團隊以及每個員工對整體生產的貢獻。

報告

以下是 Clockify 中個人和團隊時間表的示例,以及基於時間跟踪指標生成的報告。

使用數字時間跟踪器,您可以將員工分配到一個項目,並讓他們跟踪每項任務的時間。 他們甚至可以給他們貼上標籤,這樣您就可以輕鬆地了解他們在項目的哪個方面的工作效率更高。 同樣,您可以看到他們在哪裡遇到障礙,並及時解決。

這是您可以提供給員工的有關員工時間管理的深入指南。

通過設定的目標進行衡量

同一行業內的兩家公司可以同樣富有成效和成功,但仍然採用截然不同的方法。

人們可以專注於開拓新領域、打造更好的產品、通過創新來承擔風險。 這可以讓他們的客戶保持參與並等待下一步。

另一個致力於改善現有的用戶體驗,完善他們的服務並使更廣泛的受眾更容易獲得。 Gleeds Construction Consultancy 的Moemen Ahmed 為寶馬豐田舉了一個很好的例子:

兩家公司都擁有悠久的成功傳統,但它們各自實施的戰略完全不同。

豐田以其“全面質量”戰略而聞名,該戰略傾向於專注於為最廣泛的可見市場提供一種產品,該產品具有卓越的質量和可行的價格,為大多數消費者提供所有必需的功能。 豐田引領並開創了這種戰略,特別是在 1980 年代和 1990 年代,事實證明,它非常成功地向全世界的消費者兌現了承諾。

另一方面,寶馬是一家致力於為其消費者實施高科技和額外功能的公司。 寶馬的戰略重點是提供一流的產品,以相對較高的價格為消費者提供聲望和豪華體驗。 寶馬並沒有針對整個汽車市場的很大一部分,而是只專注於一流的行業。

研究表明,了解公司總體目標的員工工作效率更高。 他們感覺更緊密,並在公司結構中獲得目標感和位置感。 要通過設定目標來衡量生產力,您可以嘗試:

  • 設定里程碑,推動組織更接近目標
  • 為每個部門設定較小的截止日期,可實現的時間塊
  • 觀察員工的工作量管理
  • 和......見面

最後,您可以使用生產時間計算來查看達到里程碑所需的時間。

但是,您可以在沒有公式的情況下實現相同的目標——如果達到了里程碑,您就走在正確的軌道上。 但如果不是,您可以開始確定每個部門的問題,並找到方法使它們重回正軌。

通過目標測量

使用這種方法,您可以看到每個員工的產出如何為公司的更大規模運營做出貢獻。

一種可靠的方法是使用績效評估。 它們是跟踪和觀察員工整體工作績效的方法,範圍從出勤跟踪到辦公室間關係和宜人性。 最終,它讓您在更經驗的層面上了解員工生產力。

測量主要是描述性的,使用特定目標,並依賴於定期的 1:1 評估(每 1、3 或 6 個月)。 我們寫了一個關於性能跟踪的檔案,我們覺得在使用這種方法時會很有用。

  • 為什麼以及如何制定績效標準(附示例)
  • 績效管理:創建有效框架的技巧
  • 如何跟踪員工績效(使用模板)
  • 如何計算和評價員工績效
  • 績效考核:6種常用方法

使用 360 度反饋進行測量

這種測量依賴於從特定員工的同事那裡收集信息。 早在 1950 年代, Esso Research and Engineering Company就首次使用了這種方法,此後經歷了多次調整和變化。

然而,核心思想保持不變:一個人的生產力是由他們每天與之共事的人來評估的。 而不僅僅是來自他們自己的部門。

有些人擔心這種方法可能不可靠。 人們永遠無法知道某人的同事有多客觀,更重要的是,只能根據他們的工作表現來評估他們。 幸運的是,我們正在通過提供適當的 360 度反饋培訓來解決這個問題。

最後,僅建議小型企業使用,因為他們的員工將有更多的協作和聯繫機會。

決定一個截止期至關重要,您可以在此評估該方法是否適合您。 此外,您將跟踪市場和客戶需求的變化,因為無論行業如何,經濟格局都會經常發生變化。

重新評估您的方法並每六個月到一年調整它們(如果需要甚至更早),是跟踪生產力測量的好方法。 因為如果勞動力成本被削減,您的目標客戶發生變化,或者資源呈指數增長,它們都會在很大程度上影響工作的完成方式。

什麼會影響公司內員工的工作效率?

現在我們將看看公司內的一些部門(特別是 IT 部門),以及影響其生產力水平的所有因素。

為了獲得第一手經驗,我們採訪了 Clockify 的幾位團隊負責人,了解他們對衡量生產力的看法以及他們如何進行衡量。

客戶支持

首先是我們自己的客戶支持主管 Jovana Kandic,介紹了他們如何觀察生產力以及衡量和分析的因素:

約瓦納克通常,客戶支持的工作效率是通過解決的工單數量、首次解決時間、首次回复時間等來衡量的,這僅與工單有關。 我們還會查看已接受的聊天消息數量、未接或掉線百分比、平均響應時間等。

它是高度可衡量的,因為我們有很多指標,但也存在丟失所有數據中的核心點的風險。

這是支持在可能的情況下採用更具經驗的方法來衡量生產力的另一點。 過分依賴數字會傷害員工,尤其是在不考慮外部因素的情況下。

人力資源

我們還向 Clockify 的人力資源主管 Biljana Rakic 詢問了她對這個話題的看法:

比利亞納爾我們確實會關注量化值,例如一個月內我們接觸了多少員工進行諮詢和評估。 但我們也會考慮整體滿意度,以及一年內我們可以提供多少培訓和課程。

此外,我們監控和衡量招聘流程——聯繫的候選人數量、回复率等。 我們還開始包括滿意度調查,潛在候選人可以在其中評價與 HR 代表的體驗。”

程序員

最後,我們的首席程序員 Ljubomir Simin 分享了他如何處理生產力指標的兩分錢:

柳博米爾斯嗯,一方面,你有可量化的指標——比如代碼提交的數量,或 GitLab 上的操作,源代碼控制活動(更改數量、審查等)。 數據有點合成,但提供了基線。

另一方面,有結果驅動的指標——這個人是否在截止日期前完成了,有多少錯誤,等等。我個人更喜歡基於更大的截止日期來衡量生產力,當它們涉及我們想要實現的更多主要功能時。 較小的任務,例如您每天執行的任務,實際上影響很小。 但是,我們會在績效評估期間以某種形式對所有這些進行評估。”

為什麼要衡量員工生產力

現在,所有這些信息都引出了一個問題:計算員工生產力和分析所有數據真的值得嗎?

衡量生產力的大規模好處

1. 更好地利用資源

如前所述,生產力是資源和技能被充分利用以產生產出的結果。 了解您的員工如何工作、他們使用什麼軟件以及他們如何與同事交流,都可以讓您了解您的資源在哪些方面未得到充分利用,或者您是否需要引入新的東西。

您將知道是否要獲取新軟件、是否提供額外的培訓和課程、是否加班過多等。

2. 識別不必要的步驟

還記得漁夫的例子嗎? 生產力就是節省員工的精力,幫助他們專注於重要的任務。 他們不應該把它花在可以消除或由其他人執行的任務上。

沒有負擔的員工更有效率、更快樂,並且渴望更努力地工作(不過不會更多——所以不要利用這個機會增加他們的工作量!)。

3. 降低各個層面的成本

當您根據產出與資本投資的比率計算生產力時,您可以隨著時間的推移看到在哪裡進行預算更改。 也許某些流程會花費您超出必要的成本,如果沒有您在一段時間內收集的生產力數據,您將不會意識到這一點。

時間、精力和人力成本也是如此。

4. 讓你適應市場

這就像密切關注公司的脈搏。 當市場發生變化時,貴公司跟上需求、競爭對手和趨勢的戰略也會發生變化。 員工可能會承受壓力以及政策的增加或改變。

通過既定方法跟踪他們的生產力可以在任何永久性損壞之前更早地發出問題信號。

5. 反映系統性能

當您及時了解員工的生產力水平時,它將及時顯示您的系統運行狀況如何。 實施變更會更容易,而且您將準確了解何時、何地以及如何實施變更,並且不會對公司造成損害。 沒有時間損失,也沒有經濟損失,並且過渡壓力較小。

衡量生產力的個人利益

1. 減少浪費時間

浪費時間的原因可能有很多。 然而,最大的因素之一似乎總是社交媒體、休息期間更長的停機時間、延遲完成任務等等。 衡量生產力可以揭示這些不活動的口袋,以及它們發生的頻率。

如果不經常發生,您可以對一些浪費的時間視而不見,但過多會導致嚴重的拖延,由於迫在眉睫的截止日期而導致工作匆忙和壓力。 大多數員工甚至不知道他們花了多少時間無意識地瀏覽!

當您跟踪他們的時間並分析報告時,您可以使用這些數據來解釋這種看似短暫的分心是如何累積起來的。 無論他們是否意識到這一點,員工都會開始更加註意,您甚至可以一起設定目標以減少他們的瀏覽時間。

  • 如何識別浪費的時間
  • 跟踪員工工作時間的最佳方法

2. 生產力提高

用於分析生產力的既定係統簡化了人們的職業道德。 知道他們的工作正在得到相應的評估和獎勵,他們更有可能感到滿足並有動力更加努力地工作。

工作滿意度越高,公司的壓力就越小,失誤也就越少。

3. 更熟練的員工

如前所述,生產力測量的結果可以及時指出工作流程中的差距並準確找出原因。 雖然其中許多可能是您無法控制的因素(家庭事務、金錢問題、心理或身體健康等),但您可以看到和控制的那些缺乏技能或方向。

您可以通過組織適當的培訓、完善特定技能、提供閱讀材料或導師來幫助彌合知識差距來解決這個問題。

4.更有動力的員工

衡量生產力意味著您可以更頻繁地評估您的員工。 這是一個提醒他們公司方向的機會,並讓他們知道自己在其中的角色。 因此,您正在幫助他們形成可以與公司的理想和目標保持一致的職業理想和目標。

它讓他們感覺不像機器中的一個齒輪,而更像是圖片的一個組成部分。

最後,生產力教練和The Productivity Zone Penny Zenker 的作者提出了一個案例,以確定您認為生產力的因素,以及了解這些因素如何能夠制定或破壞生產力改進計劃。 在這次採訪中,她談到了管理能量、為什麼更短的截止日期會更好,以及生產力方法需要如何適應每個人。

綜上所述

生產力衡量是一個涵蓋許多不同途徑的主題。 在這篇文章中,我們想展示它有多少方面。 雖然公式和指標看起來很複雜,但核心思想仍然非常簡單:生產力 = 產出/投入。

然而,我們可以從已發表的研究、論文和專家推薦中得出的結論是,僅依賴數據會損害您的分析。 您需要獲得某種形式的個人對個人的意見和來自其他員工的反饋,以全面了解一個人的工作效率。

因為最終,生產力受到許多因素的影響。 您決定考慮哪些取決於您公司自己的理想和目標。 我們希望本文對衡量生產力的一般(和一些更具體的)原則提供了一些有用的見解。 祝你好運!