科技星期四:讓員工更快樂的關鍵辦公室佈局設計和座位計劃技巧

已發表: 2021-08-08

今天,更多的人至少在一周的一部分時間裡在家或在聯合辦公空間工作。 研究發現,物理工作空間會影響員工的幸福感和生產力。 根據哈佛大學 2018 年的一項研究,無處不在的開放式辦公室設計實際上減少了​​協作。

辦公室設計處於不斷變化的狀態,公司正在重新考慮他們的辦公室佈局,以提高員工的幸福感、敬業度和生產力。 繼續閱讀 5 條提示和技巧,以刷新您的辦公室設計,以及使用 Social Tables 的佈局和座位軟件創建有效辦公室設計的指南。

1. 創建多功能辦公室佈局,促進社區和創造力

值得慶幸的是,高牆隔間的時代已經過去了。 但是,如果開放式平面圖也有問題,那麼設計一個歡迎並促進專注和參與的工作空間的正確方法是什麼?

從聯合辦公空間的興起中汲取靈感,並青睞在整個空間內混合了家具風格和工作區的工作空間。 包括員工可以在為不同規模的團體設計的中央公共空間聚會的區域。 在不同的地點,團隊成員可以為即將到來的項目集思廣益,跟進會議中揮之不去的問題,或促使團隊趕上最後期限。

將員工聚集在一起而不是分開的設計元素:

  • 帶有長凳和椅子的大型家庭式桌子是絕佳的聚會場所。 將它們放在一個大房間的兩端,以便在必要時可以同時聚集多個大團體。
  • 一個開放式休息區,設有廚房島台,周圍環繞著酒吧凳。 包括電源插座和充電站,以便人們在吃零食的同時工作和為移動設備充電。
  • 在中心位置建造一個咖啡吧,附近有長桌和咖啡桌。 這是確保來自不同部門的員工有時會交叉路徑的絕佳方式。
  • 包括帶有沙發和俱樂部椅的“舒適”工作區,鼓勵一些閒聊和項目更新。
  • 創建溫馨的角落,讓人們可以單獨工作,並在需要時聯繫附近的同事。

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2. 創建支持協作的座位安排

麻省理工學院 2017 年的一項研究發現,與在 400 米外工作的人相比,研究人員與在其附近工作的人共同撰寫論文的可能性要高出三倍。 這項研究支持了工作空間研究員和麻省理工學院教授 Thomas Allen 的發現,他在 1970 年代開發了“艾倫曲線”。 他的研究發現,彼此靠近工作的人們傾向於更多地互動並共同開發想法,而隨著員工之間的距離越來越遠,協作就會減少。

因此,雖然協作空間是必不可少的,但您將個人員工的工作站放在哪裡也很重要,您的公司或部門的重點也很重要。 例如,市場營銷和技術等瞬息萬變的行業中的團隊需要在鼓勵交流的環境中彼此靠近。 但研究繁重的職位和編輯可能需要一個安靜的角落,很少有人打擾。 分配辦公室座位時要記住的事情:

  • 一般來說,依賴創造力和頻繁跳出想法的團隊成員應該坐在一起以加強協作。 受益於創意集群的角色可能包括研發和營銷團隊。
  • 個人有不同的工作方式,最有成效。 儘管讓團隊保持緊密聯繫通常是正確的選擇,但當表現出色的人告訴您他們最好遠離喧囂時,請注意。
  • 戰略性地安排您的員工。 哈佛商學院和商業服務解決方案公司 Cornerstone OnDemand 的一項研究發現,當您安排座位表將某些員工聚集在一起時,生產力和工作質量都會提高。 該研究發現,在那些工作效率低/工作質量低的員工附近,讓工作效率高/工作質量低的員工就座可以提高這兩種員工的績效。 同時,研究表明,讓表現一般的人彼此靠近是理想的。
會議室佈局

物理工作空間會影響員工的幸福感和生產力,而開放式辦公室設計實際上會減少協作。
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3. 創建支持員工福利的辦公空間

員工一生中大約三分之一的時間都在工作中度過。 他們對工作和工作空間的看法會影響生產力、員工保留率以及您吸引行業中最優秀和最聰明的人才的能力。 以下是您的佈局和便利設施如何提高員工幸福感:

  • 要有光。 自然光對工人來說越來越重要。 在空間和窗戶允許的情況下,設計您的工作空間,讓盡可能多的員工靠近自然光源。
  • 在整個辦公室添加植物和綠化。
  • 創建“充電室”,員工可以在那裡小睡、冥想或將注意力從工作中轉移一小段時間。
  • 考慮一下從坐姿轉變為站姿的辦公桌。
  • 提供不同的座位和桌子選項,以促進運動。 有時,環境的變化有助於員工保持生產力。

4. 包括“安靜”和私人工作空間以提高生產力

員工需要可靠的地點來集中工作時間。 安靜區與公共空間的比例將再次取決於員工項目的類型。 例如,數據分析師、商業戰略家和作家需要空間,以便他們可以在頭腦風暴會議和會議之間不受干擾地深入工作。 與此同時,人力資源經理和項目經理的工作通常全天協作。

為員工提供所需的安靜環境的辦公室佈局設計技巧:

  • 需要長時間集中註意力的團體員工彼此靠近。
  • 如果可能,將需要安靜的員工安排在角落或與協作空間分開的房間內,這樣同事的談話就不會打擾到他們。
  • 為電話會議和銷售電話創建隔音房間。 谷歌的阿姆斯特丹辦公室在辦公室周圍設有可愛的大篷車,用於開會不會打擾辦公室的其他部分。
  • 為需要安靜的員工指定一個舒適區(配有沙發和軟椅),以便他們可以像協作性更強的同事一樣全天享受變化的風景。

額外提示:在《紐約時報》關於如何專注於工作的採訪中,從生產力專家 Cal Newport 那裡學習了在辦公桌外“深度專注”的關鍵。

5. 把你的辦公室座位安排看作是流動的,而不是固定的

今天,辦公室重新設計的時間框架是幾年而不是幾十年。 一些公司甚至每隔幾個月就會改變他們的辦公室座位安排。 Kayak 將新員工作為移動辦公座位的機會,而遊戲公司 Valve 則通過帶輪子的移動工作站讓員工重新安置到最適合新項目的地點。

雖然不是每個工作場所都可以滾動辦公桌,但人力資源和辦公室經理應該採取“改變它”的心態。 當辦公桌和公共桌子的位置影響生產力時,與員工討論最佳設置並進行更改。 敏捷性對您的服務和員工至關重要——您的辦公空間應該體現這種價值。

如何通過 7 個簡單步驟為辦公室設計座位表

使用平面圖製作師可以幫助您設想整個企業的辦公室設計和裝修——從舊金山到新加坡。 使用佈局和座位安排工具,您可以比在紙上繪製草圖更有效地創建設計和進行更改。 您可以使用該工具存儲多個辦公室的佈局以備將來重新設計,並在設計過程中與您的團隊成員分享想法和靈感。

只需點擊幾下即可製作辦公室座位表

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按照以下步驟使用 Social Tables 的平面圖工具來幫助您設計辦公室佈局,您可以自豪地與您的團隊分享:

第 1 步:創建一個新事件

從左側菜單中選擇“事件”,然後在右上角選擇“+ 創建事件”。 對於芝加哥公司辦公室的重新設計,請將您的活動命名為“芝加哥辦公室佈局”或類似名稱。 您希望能夠在需要時輕鬆訪問這些文件。 添加一個與辦公室設計或裝修時間表跟踪的事件日期。

第 2 步:創建或上傳辦公室佈局

如果你的辦公室是一個簡單的長方形,你可以輸入空間的長寬來開始。 但在大多數情況下,您需要以 .pdf、.jpg 或 .png 格式上傳辦公室的現有平面圖。 這確保佈局包括所有角落、會議室和入口大廳,以便您可以充分利用空間。 辦公室經理應該有佈局,或者如果您租用辦公空間,您可以聯繫大樓經理。

第 3 步:創建辦公室設計願景板

使用“上傳文件”部分為項目創建願景板。 將圖像添加到文檔並將文檔上傳到事件。 這是存儲您正在選擇的辦公家具圖片或來自其他辦公室的設計靈感的絕佳場所。

第 4 步:創建辦公室員工列表

以您的員工作為客人,為辦公室重新設計創建一個“與會者”列表。 從左側菜單中選擇“存儲”,然後選擇右上角的“+新建”。 然後,您可以使用 CSV 文件一次性添加辦公室中的所有員工,或者將他們逐一添加。

使用備註部分包含影響座位安排的詳細信息,例如確定需要工作空間彼此靠近的項目團隊成員或必須靠近入口的接待員。

第五步:設計辦公室佈局

這是有趣的部分! 選擇“芝加哥辦公室佈局”並從左側菜單中選擇椅子的圖像(對象)。 探索選項並通過選擇所需對象,將其拖到佈局中,然後單擊將其放置在空間中的位置,讓您的辦公室設計成形。 從矩形桌子、腳凳、沙發、咖啡桌、蕨類植物等中進行選擇。 您可以隨時移動和重新定位,並在不確定更改時保存版本。 以下是指導設計過程的更多提示:

  • 首先添加樓梯、門和窗,以及空間中的障礙物和永久性固定裝置。
  • 選擇最接近您對空間設想的桌椅形狀。
  • 或者,您可以創建自定義對象。
  • 使用“食品和飲料”對象(例如“酒吧”、“飲料站”和“咖啡桌”)創建公共咖啡、小吃和飲料區。
  • 使用“音頻和視頻”來指定電源插座和照明以及用於視頻會議的投影屏幕和電視的位置。
  • 使用“管理和業務”並選擇“活動掛圖”或“畫架”來指定白板。
  • 在“家具”下,您會找到“沙發”和“雙人沙發”選項,非常適合設計舒適的協作或安靜的區域。
  • 發揮創意! 選擇“管理和商務”下的“卡片桌”,指定一個辦公區域,用於娛樂和遊戲。 通過從“植物”菜單中進行選擇,為您的辦公室添加綠色植物。 (綠色辦公室也對認知功能和員工健康產生積極影響。)

第 6 步:創建辦公室座位表

通過選擇“對象”,然後選擇左側菜單底部的三個水平點,將員工與其工作站匹配。 選擇“參加者”,您之前創建的員工姓名列表將出現。 選擇一個名字,然後單擊他們將坐的桌子。

第 7 步:共享辦公室佈局和座位表

Social Table 的平面圖製作工具可以輕鬆地將辦公室佈局發送給決策者和團隊成員。 要共享設計,請在“芝加哥辦公室佈局”中使用右上角的 PDF 圖標創建可共享的 PDF。

當您在另一個州甚至國家/地區設計辦公室時,共享佈局特別有用。 每天在該空間工作的員工可能會注意到設計或座位安排方面的問題,而您遠未察覺。 這也是激發人們對改進後的辦公室佈局的熱情的一種有用方式。

準備好輕鬆設計(和重新設計)您的公司辦公室了嗎? 探索使用 Social Tables 的活動佈局軟件的可能性。

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如何設計辦公室佈局?

我們建議您在購買任何家具之前先獲取辦公空間的平面圖。 然後確定您想要的辦公家具類型的一些選項,並使用在線佈局工具查看不同的選項如何適應空間。