績效管理:為您的組織創建有效框架的提示

已發表: 2021-11-04

績效管理在過去十年中發生了重大變化。 即使在今天,現代工作場所的面貌也在不斷變化,我們看待員工績效的方式也隨之發生變化。 許多公司已經放棄了年度績效評估,而選擇了持續的績效管理。 他們更關注個人在公司的快樂和成長,並且有利於希望盡最大努力保持低離職率的經理。

如果您希望重振您的績效管理系統,那就別無所求。 下面我們編制了一個步驟列表,這些步驟為有效的、以員工為中心的績效管理系統奠定了基礎。

績效管理封面

目錄:

  • 為什麼你應該改變你的績效管理流程
  • 有效管理系統的基石
    1. 分析您目前的做法
    2. 建立績效管理框架
    3. 保持緊張的日程安排
    4. 讓您的評論有意義
  • 綜上所述

為什麼你應該改變你的績效管理流程

通用電氣從 70 年代開始一直採用相同的績效管理和審查方法,一直到 00 年代。 他們的人力資源主管蘇珊·彼得斯在接受采訪時提到,這些做法更像是一種儀式,而不是推動公司向前發展的工具。 她很高興看到他們對系統進行了重組,因為她自己說工作空間變得更加“千禧一代”。

幾十年前的績效管理根本就行不通了。

也許是商業界最能引起共鳴的例子,微軟 180 度轉向完全不同的績效管理系統導致不少公司效仿。 Adobe、Cisco 和 IBM 等公司放棄了臭名昭著的“鐘形曲線”方法,轉而採用一種更靈活、更能反映現代勞動力的方法。

雖然他們還沒有看到突破性的變化,但他們注意到員工變得更有動力,人員流動減少了,結果也更好了。

相比之下,年度審查以及結構不良的績效管理方法傾向於讓員工相互對抗,導致摩擦、壓力和高離職率。

有效管理系統的基石

通過我們的研究,我們發現四個值得注意的元素在 CEO 訪談、人力資源網絡研討會和報告以及商業期刊中不斷重複多次。

  1. 了解是什麼導致您當前的流程出錯
  2. 制定績效管理框架
  3. 掌握時間管理,以及
  4. 通過評論提供有意義的反饋

1. 分析您目前的做法

在實施新的績效管理實踐時,您首先需要好好審視一下您目前所擁有的實踐。 Terra Information Group 的Carrie Herzog 舉辦了一場關於績效管理的網絡研討會,她在會上討論了這是任何公司的第一步。

正如 Herzog 根據自己的經驗提出的建議,HR 需要客觀地審視當前的績效管理流程,以及為什麼它不起作用。 你應該分析:

  • 員工如何看待他們的績效評估;
  • 你多久做一次這些評論;
  • 如果它們被存檔和遺忘或用於進一步記錄和改進;
  • 如果審查造成員工之間的摩擦,形成競爭而不是合作的溫床;
  • 報告的詳細程度;
  • 您對流程的關注程度,而不僅僅是員工工作的最終結果;
  • 您的績效評級是否依賴於復選框或 1-5 級評分系統?

2. 創建績效管理框架

該過程的下一步包括制定您將全年遵循的堅定計劃。 以下是有效績效管理需要注意的關鍵事項列表。

設定年度目標

首先,您需要採取前瞻性的態度。

問問自己公司明年的目標。 每個部門、團隊和個人如何按順序為更大的圖景做出貢獻? 每個團隊(以及隨後的個人)的目標和目標將需要與整個公司的目標保持一致。

因為個人的表現應該具有漣漪效應,有助於推動公司向前發展。

使用單一的年度績效評估的企業可能為時已晚,無法發現員工的工作如何偏離了總體目標。 在大多數情況下,這是由於忽視跟踪他們的進度並及時調整他們的個人目標而發生的。 很多時候,員工不知道公司的目標和目標是什麼!

制定更小的目標

年度計劃側重於更大的改進領域,但為了能夠使您的績效管理保持穩定的步伐,您將需要更多“易於消化”的時間塊。

根據公司的目標和方向,您的跟踪期不應超過六個月。 理想情況下,您將一年分為三個或四個關鍵時期,在每個時期結束時,會有員工的績效評估。

這是以較小的增量跟踪進度的好方法。 您以循序漸進的方式解決更大的目標,讓員工或團隊有足夠的時間學習和適應。

制定績效(改進)計劃

每個績效管理流程的關鍵是其計劃。

與您的人力資源部門一起,您可以製定更詳細的季度或月度計劃:

  • 要跟踪的領域(生產力、效率、溝通、準時、獨創性等);
  • 你可以為他們提供哪些額外的學習;
  • 績效管理評審日期;
  • 應急計劃,以防該時間段的目標尚未實現。

我們在兩篇關於個人和團隊績效規劃指南的詳細文章中討論了這些以及更多內容。 您可以在此處查看它們:

  • → 關於績效計劃的一切
  • → 分四步製定團隊績效計劃

制定績效計劃後,監督員工取得的進展變得更加容易。

跟踪進度

雖然您可以通過他們的時間跟踪報告來跟踪員工的表現或根據他們滿足的最後期限判斷他們的效率,但還有其他途徑可以構成員工的績效。

德爾福集團的Thomas Kolopoulos 寫了他的公司一直在使用的一種做法:實時 360 度評估。 它依賴於根據員工的可靠性、與同事的溝通、互動、一致性等來評估員工的績效進展。

通過這種方式,人們可以全面了解員工的工作情況,而不僅僅是統計數據。 通過匿名表格,員工不時被要求描述他們與特定同事的工作關係(他們的溝通、動態、解決問題的能力等)。 然後收集的數據由人力資源或經理審查和評估,並用於績效管理報告。

遵守指定的入住時間

雖然您會認為每三個月與員工開一次會很費力,但請考慮替代方案。

年度審查需要您花費數小時從過去 11 個月的數據中收集數據,並對一個人的職業道德做出概括性評論。 除此之外,您可能必須在一天內進行多次績效評估——您將在會議上花費更多時間一遍又一遍地做同樣的事情。

通過持續的績效管理,您花在準備上的時間少得多,會議本身的持續時間也更短。 您可以用更短的準備時間更快地完成所有績效評估(因為您已經定期跟踪他們的數據)。

進行年度回顧

在持續績效管理的情況下,年度審查更有意義。 在我們在這裡提供的示例中,到今年年底,您將與員工(或團隊)進行 3 次更大的簽到。 這將使您更詳細地了解他們所取得的總體進展。

此外,員工對您作為經理在跟踪他們的進度時一直關注的事情有更清晰的了解。 因此,他們有足夠的機會及時解決沿途的任何問題或差距。

3. 保持緊張的日程安排

時間管理是每個優秀績效管理系統的重要組成部分。 這是您需要處理的因素的示例,以在部門級別建立高質量的時間管理。

個人:

  • 跟踪自己任務的時間;
  • 記下哪些任務花費的時間比預期的要少和多;

(這些用於以後的績效評估和分析,因為它是有價值的見解)

  • 與他們的同事清晰無障礙地溝通;

(例如害羞、內向、連續討論等)

  • 解決干擾並單獨或在經理的幫助下處理它們;
  • 密切關注即將到來的最後期限。

員工被視為一個單位,其工作量需要在一天、一周或一個月內完成。 在經理的幫助和指導下,個人時間管理技術和改進由他們的喜好決定。

團隊:

  • 除了個人截止日期和任務之外,團隊還有總體截止日期(里程碑)和要完成的標準。 這些應該是所有單獨任務的總和。

(例如:營銷團隊需要在一個月內點擊 10 篇新博文,由寫作人員分配到各自的配額)

  • 就通信代碼達成一致;

(當他們通過聊天交流時,當他們通過電子郵件交流時,當他們應該發短信或打電話時,或者來到某人的辦公桌前親自討論事情時)

  • 會議有自己的一套規則,以確保最高效率;

(會議可以持續多長時間的時間上限,每週多少次,在一天中的什麼時間,以及誰需要參加會議並製定時間表)。

  • 回顧他們的集體結果,找出他們時間管理方面的問題和成功之處,並找到改進或重複良好做法的方法。

團隊由多名員工組成,但有了他們,需要在更大範圍內解決時間管理問題。 無論個人偏好如何,某些時間管理實踐將被整個團隊推廣和使用。 同樣,團隊一起選擇關於溝通、加班禮儀和工作量透明度的共同點。 您不會關注每個人的表現,而是關注集體結果,這取決於團隊成員的協作程度。

4. 讓你的評論有意義

甚至評論也有自己的禮儀。 現代績效管理流程建議經常與員工進行一對一的會議,以重新評估目標、討論進度和進一步的步驟。 當然,您在這些會議中的反饋必須盡可能翔實和有用。

作為一個小小的幫助,我們編制了一份您在這些會議期間可以牢記的事項以及書面反饋的清單。

1. 分析失敗和成功

雖然只關注負面因素以及如何從中學習可能很誘人,但這可能會令人非常沮喪。 分析成功也很重要。

找出使某些結果如此成功的原因,並確定出色的實踐。 也許有些員工被證明是很好的溝通者,所以他們的方法對其他人有用,或者有人輕鬆處理了巨大的截止日期壓力,你會希望他們深入了解壓力管理。

這些都是從成功中學習的絕好機會,就像我們看到自己的不幸並了解如何做得更好一樣。 努力剖析良好實踐,以便您可以重複出色的結果。

2. 避免籠統的反饋

認可員工的努力總是一個加分項。 請記住避免使用以下短語:

  • “我們注意到你最近很努力”,
  • “你的職業道德很好/很棒/令人欽佩”,

或者任何其他一攬子聲明實際上會表明您沒有關注它們。 如果您密切關注某人的表現,那麼找到一兩個他們可能表現出色的實例應該不會太難。 解決特定情況是更有價值、更精確的反饋。

3. 提出你的批評

批評需要措辭得當,才能深入人心。 如果你表達得不好,只有兩種方法:

  • 員工變得防禦,找藉口,開始更深入地挖掘自己,開始感到不安全,或者
  • 將批評視為一種攻擊,並且很可能會對其置之不理,不會應用任何新的建議或建議。

與人力資源代表合作,尋找與每位員工或整個團隊接觸的最佳方式。 雖然您想直截了當,但請將問題置於上下文中,徵求他們的意見,以及事後他們會採取什麼不同的做法。 向他們展示你是來幫助而不是判斷的。

4. 提供解決方案和建議

這些一對一會議的目的是討論員工的表現,您是否需要改變他們的目標和目標,以及他們將來如何改進。

關鍵詞是討論。 它需要是雙向通信。

避免傾倒其他經理和同事的所有統計數據、數據和評論,然後詢問此人是否有任何問題。 花點時間瀏覽信息,時不時暫停一下,讓他們也說話。 此外,讓他們也可以問你任何他們想要的東西。

5. 盡量不要成為“執行官”

盡可能平等地對待彼此。 這可能是一個學習過程,但你嘗試的越多,它就會變得越容易。 分享您多年的經驗並從您的管理職位提供多種建議可能很誘人。

這只會在你和員工之間造成隔閡,讓他們覺得被輕視。 專注於他們和他們的表現,把你的位置和影響放在一邊。

6. 提出問題並參與

正如我們之前提到的,將會議保持在雙向的街道上。

不要說太多和太久。 盡可能征求意見,看看員工如何隨著時間的推移而敞開心扉。 您希望建立基於信任和開放溝通的專業關係。

只有這樣,他們才會完全接受反饋,更傾向於改進,甚至期待績效評估。 讓這些會議成為對話,而不是信息轉儲。

綜上所述

績效管理是一個多步驟的過程。 許多公司已經將他們的年度審查換成了提供的持續績效管理。 雖然聽起來工作量很大,但如果你建立了一個可靠的績效管理系統,它就會變得容易處理和掌握。 您所需要的只是概述當前管理中需要解決的問題、新的績效管理框架或計劃、要堅持的可靠時間表以及良好的績效評估禮節。