什麼是經常性發票？ + 如何設置一個輕鬆賺錢
已發表: 2021-06-28經營企業時面臨的最大挑戰之一是創建有效的支付系統。 發票之後通常是無休止的跟進電子郵件和給客戶的電話。 對於缺乏現金安全和大量資源的小型企業而言，每次延遲付款都可能令人擔憂。
如果有一種方法可以使整個發票流程自動化並以對雙方都有利的方式預先向公司收費會怎樣？ 這是經常性發票發揮作用的地方。
它允許您創建一個系統，定期將發票發送給您的客戶。 這些通常以商定的金額與他們的信用卡相關聯，以幫助雙方保持最重要的付款。
在本指南中，我們將了解定期發票的一些好處以及如何設置計費系統。 我們還將查看該系統是否適合您的業務。 讓我們潛入吧！
什麼是經常性發票？
定期發票是定期自動發送給您的客戶的發票。 這些包含相同的發票詳細信息，非常適合定期提供相同服務的公司。
它可以幫助您創建一個高效的系統，定期向您的客戶收費，而無需麻煩的提醒和手動發送發票。
通常使用定期發票的企業是租賃公司、基於訂閱的服務、營銷公司和顧問。 然而，它不僅限於這些行業。 任何對其服務幾乎沒有變化的公司都可以設置定期發票以簡化其計費流程。
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例如，如果您擁有一家小型 SEO 代理機構，您可以向您的客戶提供固定的營銷套餐。 該套餐可能每月有標准定價。 您不必每個月都用相同的細節制定賬單，而只需使用定期發票向客戶收費。
公司在獲得客戶許可後，可以使用定期發票，定期收取一定金額的費用。 然後，費用會一直持續到合同終止日期或客戶決定更改計費流程時為止。
經常性發票通常是自動化的，並依賴於軟件為您完成工作。 只需使用客戶的詳細信息設置模板並坐下來。 您可以選擇每月自動發送發票或在發送給客戶之前對一次性工作進行更改。
循環發票與標準發票的主要區別有兩個方面：
一、標準發票的細節因服務而異。 每張標準發票都是不同的，是在服務交付後開具的。
二、經常性發票的大部分細節都是事先決定的，並基於客戶歸零的包裹。 但是，服務後填寫標準發票的詳細信息。 在某些情況下，客戶甚至可能要求修改發票。
定期發票是任何定期提供打包服務的小型企業的主要內容。 在下一節中，我們將了解使用此計費系統的一些好處。
使用定期發票的好處
定期發票可幫助您簡化會計流程。 讓我們來看看使用這個系統的一些好處。
1. 改善現金流
定期發票定期提供收入。 您的現金流每月都會穩步增長，以幫助您支付因經常性收入而產生的成本和費用。
了解將進入的金額也有助於您做出準確的現金流量預測。 這並不是說經常性發票應該是您現金流量預測的唯一基礎。 但是，它確實可以幫助您了解每月可以存入多少錢。
一旦你計算出你每個月的收入，計劃開支也變得更容易管理。 有保證的月收入可以幫助您做出明智的商業決策，決定在哪里以及如何計劃您的開支。
2. 加快付款速度
小企業面臨的最大障礙之一是按時獲得付款。 定期發票可以幫助您處理無休止的電子郵件和後續跟進。 由於大多數定期付款都是事先決定的，因此客戶可以更好地了解付款的到期時間並可以更好地計劃。
通過定期發送發票，您可以鼓勵付款程序。 當客戶知道預計他們何時付款時，這可能有助於他們更好地計劃付款時間表。
一旦建立了例行程序，錯過付款的可能性就會減少。 它可以幫助您避免尷尬的跟進並節省時間。 對於客戶來說，他們不必記住付款並避免滯納金。 雙贏！
除此之外，一些經常性發票還可以讓您鏈接到客戶的信用卡。 這樣做有助於使雙方的付款過程更加方便。
3. 節省時間
定期發票可幫助您通過兩種主要方式節省時間。 一，你花更少的時間來追逐付款。 第二，它可以幫助您避免每個月從頭開始創建發票。
無論您是將賬單設置為自動發送還是修改草稿，都有助於避免重複工作。 它還可以幫助您為其他活動騰出資源。
雖然每個月創建新發票並不費時，但它確實會對您的資源造成負擔。 確實如此，尤其是對於資源有限的小型企業而言。 時間可以更好地用於營銷和銷售等其他職能。
4. 少犯錯誤
每次創建發票時，都會冒犯錯誤的風險。 創建自動開票系統可以幫助您減少錯誤。
使用在線發票軟件創建發票模板、設置時間表並根據需要進行任何更改。 它可以幫助您創建一個幾乎沒有人為錯誤空間的自動化流程。
如果訂單發生更改，您可以查看任何更改，但主發票保持不變。 這意味著更少的錯誤和沒有更多的重複工作。
5. 改善客戶關係
在一段時間內，及時的發票和更少的付款跟進會轉化為與您的客戶建立更好的關係。 跟進付款可能會很尷尬，尤其是對於長期客戶。
設置定期發票可幫助您和客戶更好地管理付款計劃。 通過將信用卡鏈接到您的支付系統，您可以放心付款。 它可以幫助您專注於可交付成果，而不是追逐付款。
它還可以幫助客戶將您視為他們擴展團隊的一部分，而不是臨時供應商。 通過定期開具發票，您往往會成為他們預算的一部分，並成為他們計劃過程的自然延伸。
6. 集成和多個網關選項
大多數計費軟件還允許您與其他系統集成，如客戶關係管理平台、會計系統和支付網關。
這些使您可以全面了解每個客戶的記錄並提高透明度。 它使您的團隊能夠更好地了解客戶並促進協作。
定期計費軟件還允許您從多種付款方式中進行選擇。 如果一個網關出現故障，客戶總是可以選擇另一種支付方式。 它為他們提供了靈活性，並允許您防止在一個支付系統中出現任何故障和故障。
經常性設備的一致性和準確性可以幫助您創建一個流暢的付款時間表。 它對客戶和您都有好處，因為它節省了時間並減少了不必要的跟進。
在下一節中，我們將研究如何為您的工作設置循環發票系統。
如何設置定期發票？
要設置循環發票，您首先需要在軟件中創建發票。 雖然具體步驟取決於您選擇的軟件，但基本原理保持不變。
讓我們以 FreshBooks 為例。 第一步是創建發票，然後可以將其轉換為定期發票模板（下圖）。
要創建經常性發票，請按照以下步驟操作：
1. 選擇日期
創建發票後，您需要設置發票的日期和頻率。 在循環計劃下，選擇將生成第一張發票的下一個開具日期。
日期通常是本月的最後一天或月初，具體取決於您的合同。 然後，輸入您希望生成發票的頻率。 您可以選擇每年、每月或每週選項。 它還允許您設置自定義範圍，例如每六週一次。
然後設置您需要多少發票。 這將取決於您的合同長度和範圍，從無限（更多擴展合同）到 x 份發票（較小項目）。
2. 插入已計算的工作
設置日期後，將要計費的工作添加到客戶端。 在這裡，您可以添加備註、滯納金或其他與客戶相關的條款。
計費軟件還允許您自動添加與該特定客戶相關的所有工作和費用。 在設置循環發票時，單擊“添加行”按鈕，然後選擇“導入未開票時間和費用”（下圖）。
在這裡，您可以從三個選項中進行選擇 - 所有未計費時間和費用、僅未計費時間或僅未計費費用。 設置這些費用的期限，軟件將自動跟踪所有費用和時間以生成發票。
3. 包括應付總額
接下來，包括應付給客戶的總額。 最終金額將包括在給定時間段內跟踪的所有費用和時間。
在這裡，您還可以選擇添加任何額外費用或完成的工作。 賬單金額將出現在周期性發票模板上，如上圖所示。
4.添加它適用的客戶端並設置為重複
要開始定期發票，請添加客戶端。 在交付選項下，選擇“自動發送發票”或“創建草稿發票並手動發送”。 第二個選項適用於那些您可能需要在給定時間間隔內添加額外工作或花費在項目上的時間的發票。
將發票設置為重複。 您可以輕鬆查看定期發票模板（如上圖所示）。
一旦定期發票模板被修復，只需坐下來讓軟件來處理它。 儘管大多數軟件程序都提供各種各樣的服務，但一些最佳實踐可以幫助您充分利用此計費系統。
在下一節中，我們將介紹在設計定期開票系統時要牢記的一些提示。
定期發票的最佳實踐
大多數重複使用的軟件已經制定了標準措施，可以幫助您創建有效的系統。 但是，某些方面（例如何時開票以及如何最好地保護您的付款）可以幫助您創建一個密封的付款系統並創建一個對您和客戶都有益的透明系統。
牢記一些提示，充分利用軟件。 這些將幫助您進一步簡化計費周期。
1. 為您的發票計時
公司有不同的付款週期——有些公司更喜歡月初，有些公司通常在月底支付員工和供應商的工資。 確保根據您所在地區的標準調整您的計費周期。
由於經常性發票都是關於建立健康的付款程序，因此圍繞其自然付款計劃計劃付款將有助於您的業務。 客戶很可能將您視為他們內部付款的延伸。
2. 始終獲得定期計費的書面確認
定期開具發票使用客戶的信用卡信息和其他詳細信息。 除此之外，請確保您還獲得了客戶的書面同意，可以定期向他們收費。
雖然您的主合同可能涵蓋計費期限，但就使用他們的財務信息達成書面協議是避免以後發生任何爭議的好方法。
它還應該說明您何時提款、提款多長時間以及商定的付款方式。
3.將一次性工作納入合同
經常性發票通常用於捆綁包，但有時您也可能最終在給定的月份為客戶做一次性的工作。
確保您將此包含在您的書面協議中。 這裡有兩件事需要考慮。 一，您是否會使用相同的付款方式。 二、一次性工作是否與訂閱服務一起計費。
定期發票是否適合您的業務？
無論您是電子商務平台還是軟件公司，循環發票系統都適合所有企業。 可以說，它最適合提供定期服務的公司。
這是自動化和加快付款流程並使您和客戶都受益的好方法。 它幫助他們計劃開支並建立客戶的付款時間表，幫助他們避免滯納金和其他費用。
這些是一些可以從循環計費系統中顯著受益的業務類型：
- 提供每月服務的公司，例如具有固定數量帖子或內容目標的數字營銷機構。
- 提供軟件和機器維護等支持的月度維護公司。
- 提供每月培訓或學習研討會的企業。 這些通常是定期提供的固定數量的會話。
- 提供基於訂閱的服務或捆綁包的軟件公司，需支付許可費或按月計劃。
定期發票最好的部分是它很靈活，可以根據您的需求量身定制。 例如，如果您有季節性業務或停止為客戶提供服務，只需暫停定期發票並在您回來後重新啟動。
無論您是自由職業者還是小型企業，定期計費系統都是建立健康支付習慣的好方法。 它不僅可以保護您的付款，還可以幫助您定期開具發票。 如果您想通知客戶他們的付款，很容易在發送定期發票的同時發送定期電子郵件。
在結束
定期計費系統是避免在付款後運行並創建健康付款程序的好方法。 它可以幫助您節省時間、減少錯誤並為您的企業創造健康的現金流。
它可以幫助客戶計劃他們的費用，並且減少後續付款電話，從而與您建立更好的工作關係。 由於系統需要對付款進行預授權，因此它還可以幫助您確保付款。
根據您的軟件，您可以創建發票計劃。 只需創建一個模板，讓軟件填寫詳細信息即可。 然後它會像發條一樣自動將賬單發送給您的客戶。
確保您獲得使用客戶財務詳細信息的書面許可。 圍繞付款週期規劃您的發票時間表也有助於創建一個有效的系統。 那你還在等什麼？ 立即設置您的系統！
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Jimmy Rodriguez 是 Shift4Shop 的首席運營官，這是一個完全免費的企業級電子商務解決方案。 他致力於通過制定數字營銷策略和優化購物體驗來推動轉化並提高業務績效，從而幫助互聯網零售商在網上取得成功。
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