13家遠程公司分享了他們最喜歡的協作工具[專家綜述]
已發表: 2020-12-16近年來，在許多行業中，遠程工作一直在增長。 它具有很多好處：便利，節省時間和金錢，提高生產率，提供更多的關注點和靈活性。 對於65％的工人，在家工作是更喜歡他們工作的原因。 根據FlexJobs的調查，遠程辦公是最需要的彈性工作安排類型（80％），其次是彈性時間表（71％）。
但是，對於2020年的企業主來說，出於更多原因，將您的公司完全或部分切換到遠程模式可能成為生存策略。 現在，這不僅是削減成本，開展跨國業務，與外國合作夥伴合作的明智之舉。 遠程工作也是適應並為您的團隊提供應對全球流行病所需的社交距離的一種方式。
幸運的是，有足夠的工具和平台可以實現無縫的在線操作和與工作相關的通信。 在管理遠程員工時，重要的是要知道使用哪些生產力工具和在線協作工具，以及它們如何幫助您從任何地方管理公司。
我們要求13家遠程公司分享您最喜歡的協作工具，您可以考慮將它們用於您的業務。
喬納森·霍洛威（Jonathan Holloway），無需考試
作為一家100％遠程的公司，我們嚴重依賴Google的產品套件進行協作。 Google表格和Google文檔對我們來說非常重要。 他們的套件提供了我們所需的一切，從視頻聊天到電話會議，再到文件共享和文檔協作。
我們過去曾嘗試過其他產品，例如Slack，Trello和Airtable。 我們發現，只有一個地方可以滿足我們的所有需求，而不是必須管理少量其他服務，這是最容易的。
自2013年以來，我們一直在開展業務，並在2015年實現完全遠程化。我們是一家數字人壽保險經紀公司。 我們發現，對於高級遠程銷售人員而言，我們正在努力尋找我們所在地區的合格人才，因此更加容易。 從那時起，我們決定不再需要要求人們進入辦公室。 這是您可以提供給員工的＃1津貼。
喬納森·霍洛威
喬納森（Jonathan）是數字人壽保險經紀公司No Exam的聯合創始人。
凱蒂·霍根（Katie Horgan），助教
我們一直在思考與遠程員工聯繫的方法。 我們的前兩個工具是Slack和Google Hangouts，因為它們各自具有不同的用途。
我們使用專用的Slack通道將即時消息發送到邀請整個公司加入我們的遙控器。
對於視頻聊天，我們會盡可能使用Google環聊。
凱蒂·霍根（Katie Horgan）
凱蒂（Katie）是Certified B Corp和購物獎勵計劃GivingAssistant.org的聯合創始人兼業務發展副總裁。 她擅長於識別，開發和向市場推出新想法。
格雷格·默瑟（Greg Mercer），叢林偵察兵
直到去年，我們還是一個完全遠程的團隊，即使到現在，團隊中只有大約一半在辦公室（位於奧斯丁，溫哥華和深圳）。
作為一個團隊，我們大量使用Slack ， Zoom ， Airtable和Google Drive 。 我們使用Slack進行日常快速溝通，以及慶祝生日，成就或開玩笑的方式。 我們使用Zoom進行任何會議。 Airtable用於跟踪個人和團隊的任務以及特定項目的進度。 對於文件共享，我們發現Google雲端硬盤最容易一次共享和協作，就像我們團隊通常這樣做的那樣。
格雷格·默瑟
Greg是Jungle Scout的創始人兼首席執行官。 Greg最初是一名亞馬遜賣家，並很快意識到進行產品研究有多麼困難，因此他創立了Jungle Scout，這是一款產品研究軟件，可以幫助其他亞馬遜賣家開始和發展自己的業務。
海泡沫媒體Rhiannon Payne
為了保持內部業務和銷售流程的順暢，我們使用以下工具：
- Trello （項目和任務管理）
- 鬆弛（內部溝通）
- 電報（外部客戶通訊）
- 谷歌文檔
- Qwilr （客戶建議）
- HelloSign （合同）
- MailChimp （電子郵件活動）
Trello是真正的MVP，因為它非常簡單但可高度自定義，它使我們能夠保持敏捷和可伸縮性。 在過去的一年中，我和我的項目經理花了很多時間進行A / B測試，以充分利用Trello的不同策略，現在我們已經很好地採用了流程，但始終樂於接受新想法以進行優化事情進一步發展。
我還專門定制了Trello板，以幫助我管理銷售渠道，因為我們不斷湧現許多新的客戶線索和合作機會。 這也有助於Trello免費使用，並且由於我們已經在Premium Slack等其他工具上花費了很多，因此每月節省的成本產生了很大的影響。
對於剛開始使用Trello的人來說，它有時會令人生畏，因為它是如此可定制。 我建議您觀看YouTube教程視頻，了解如何開始為您的團隊設置板，列表，卡片和清單。 您也可以使用木板來動動腦筋，傳達您的創意並保存要完成的個人任務清單！
里安農·佩恩（Rhiannon Payne）
自2012年以來，我一直在建立和管理多達50人的遠程分佈式團隊。這是我的一種熱情，我目前正在寫一本有關《新分佈式勞動力》的書，該書將於6月1日出版。 去年，我在阿姆斯特丹和舊金山的會議上談到了這個主題，今年將在聯合國，舊金山和英國進行有關該主題的講座/小組討論。
大衛·亞歷山大（Mazepress）
作為Web開發人員和數字營銷人員，與來自全球的自由職業者和客戶團隊一起工作，對於我們來說至關重要的是使用協作工具以確保我們的工作能夠盡可能高效地完成。
我們選擇的工具是Asana ，因為它具有用戶友好的用戶界面，以及使新員工和新客戶入職的簡便性。
Asana提供了所有必需的基本功能，例如任務管理，日曆，清單，我們可以重用和進度報告，但它也可以擴展，因此我們可以自定義工作流以包括自定義字段，任務依賴項以及我們經常需要的其他功能。盡力而為。
與我接觸的公司數量仍然依賴內部電子郵件，這是他們作為團隊進行溝通的主要方式，這令人震驚，而我不斷指出的一些基本效率低下應予以糾正。
答案？ 使用項目管理和協作工具允許對特定詳細信息進行更細緻的對話，而不是冗長的電子郵件（這些電子郵件經常會丟失詳細信息）。
有很多很棒的工具，但是對於我們來說，Asana可以滿足所有需求，但是我們還使用了Google Drive ， Evernote和其他可以與Asana配合使用的外部服務等集成。
大衛·亞歷山大
David是一位數字營銷商和“網絡專家”，在其領導下已有十多年的歷史，他幫助中小型企業和個人使用技術不僅可以生存，還可以在新的數字生態系統中蓬勃發展。 他還在Mazepress中記錄了他的實驗，失敗和有趣的工具。 他是一個總的書呆子，他從13歲開始編程，但是如果說實話，他更喜歡藝術。 大衛還一直倡導加密貨幣，去中心化和區塊鏈技術。
格雷格·德班（Greg Dorban），萊傑·本尼特（Ledger Bennett）
Ledger Bennett是一家屢獲殊榮的跨國B2B營銷機構，為全球企業和規模擴大的企業提供服務。 我們建立了遠程工作和協作文化，以幫助我們為您的客戶提供更好的服務。 我們在四個地點（2個英國和2個美國），以及在客戶辦公室，偏遠地點和在家工作的地點，每天通常會在個別地點擁有50％的員工。
我們面臨的最大挑戰之一是促進協作，在正確的時間提供專家意見以及項目中所有利益相關者的可見性。 作為服務行業而不是標準產品，不同地點之間跨越8小時的時差會更加複雜。
我們使用了很多工具來幫助我們做到這一點。 在內部，我們使用Asana進行任務分配，並使用Synergist進行容量規劃。 我們還結合使用Slack ， WhatsApp和Skype （無論客戶使用什麼）來改善協作，不僅在內部，而且在與客戶的外部。
但是，到目前為止，最重要的部分是我們在所有通話中都使用強制性攝像機的政策。 我們經常參加Skype小組和進行視頻通話，即使留下視頻語音郵件也是簡短的。 面對面的可見度不僅對於建立我們的企業文化（無論身在何處）都非常重要，而且還有助於更有效地傳達我們要實現的目標的細微差別。
總體而言，它能夠以雙倍的工作日更快地完成工作，從而提供接近24小時的覆蓋範圍，並且比在一個地點可以實現的擁有更多的經驗和知識。
格雷格·德班（Greg Dorban）
格雷格·多爾班（Greg Dorban）在短短5年的時間裡從一家跨國營銷機構的實習生髮展為企業所有者。 他是Ledger Bennett的戰略負責人，並且是新興企業，房地產和新興技術的積極投資者。
Natalie Athanasiadis，Ormi Media
我們最喜歡的工具是G套件下的所有工具。 我們有專家在多個時區進行項目合作，因此保持有條理是我們提高效率的關鍵。
我們使用Google表格進行項目和廣告系列管理，使用任務向團隊分配活動，我們使用環聊進行協作並趕上進度。 到目前為止，它是我們使用的最好的工具，因為所有這些都歸於同一傘下，所以我們沒有打開100個不同的選項卡和工具。 我們可以通過“電子郵件”標籤和任何特定的廣告系列電子表格進行所有操作。
娜塔莉·阿薩納西迪斯（Natalie Athanasiadis）
Natalie是Ormi Media的所有者和成長負責人。 她是一位數字營銷商和SEO專家，與全球的公司合作。
Crisantos Hajibrahim，Prodoscore
Prodoscore是一家完全“虛擬”的公司，其員工遍布美國各地。 您可能會想到，協作工具對於我們保持聯繫並加快所有相關事務的速度非常重要。
我們選擇了Google的G-Suite作為我們的協作套件，效果非常好。 它價格合理，專業且易於使用，可以根據我們的所有通信需求進行擴展。 最好的屬性是，即使其他人是作者，我們也不必擔心丟失文檔或迅速找到它們。
克里斯坦托斯·哈吉布拉欣（Cristantos Hajibrahim）
Crisantos是一位具有高度動力，精通技術的創新者，企業家和有遠見的人，創建了兩家基於雲的公司，並經常出席行業活動。
Ollie Smith，ExpertSure
作為一家團隊遍布全球的完全遠程公司，我們需要一些出色的在線協作工具來使我們成為一支高效的團隊。 我的佼佼者必須是Slack應用程序。 這個出色的工具通過以下方式為我們提供幫助：
- 鼓勵合作–消除了傳統上阻礙透明度和合作的許多障礙。 作為創始人兼首席執行官，它使我對團隊的想法有深刻的了解，同時又不影響他們各自的角色。
- 它已將網絡流量減少了一半-Slack消除了用於填充我的電子郵件收件箱的大部分來回操作。
- 它使我能夠簡化一對一的流程–它使我能夠輕鬆地建立一對一的會議，並成為與任何團隊成員進行任何對話的歷史記錄。
奧利·史密斯
我的創業之旅始於18歲那年，當時是由查爾斯王子信託基金（Prince Charles Trust for Young Entrepreneurs）貸款的。 從那些早期開始，我就在過去的8年中成功地管理著我目前的公司。
琥珀後腿，勇士創意
毫無疑問，讓我們的團隊高效協作的第一工具是Basecamp 。 我不禁思索在將項目管理工具引入我們的流程之前的日子，而不必再回到流程中來。
Basecamp是我們內部以及與客戶進行所有溝通的集中式樞紐，它使所有記錄和日曆保持日曆記錄–使我們按時進行安排和組織，並且非常有用，以至於我和我的合夥人甚至我共享一個Basecamp項目來管理我們的個人生活！
對於我們的遠程團隊來說，另外兩個有用的工具是G Suite和Zoom ， Z Suite可以實現實時的輕鬆文檔協作， Zoom是我們舉行面對面的團隊和客戶會議的方式。
除了這些工具之外，我們還構建並不斷添加到內部知識庫/員工操作手冊中，該手冊是作為受密碼保護的WordPress網站而構建的。 記錄流程和標準對於我們的成功和減少新員工入職的時間至關重要。
因為我們沒有允許新員工在第一天掩蓋其同事的奢侈行為，所以擁有完善的文檔記錄流程對於順利招募新團隊成員至關重要。 許多人可能沒有意識到WordPress可用於Intranet或其他非公開的網站，但是它是適用於各種用途的出色工具，並且在我們編寫操作手冊時非常適合我們的需求。
琥珀後腿
我是Road Warrior Creative的創意總監兼首席執行官，該公司是一家專門從事食品品牌和社會公益組織的數字營銷機構。
哈德娜·阿姆賈德（Ramster）
作為一個遠程團隊，我們使用許多協作工具來確保我們所有團隊成員都在同一頁面上，並且所有內容都根據我們公司的議程進行調整。 我們使用最廣泛的工具是用於文檔的Google文檔，用於通信的Slack和用於文件共享的Google Drive 。 但是最近，我們開始使用Trello ，我們很喜歡它如何幫助管理我們的工作流程，改善我們的協作並提高生產率。
我們使用Trello的面板，列表和卡片來組織和確定項目的優先級。 您可以設置待辦事項列表，委派任務並向其他人提供反饋。 它幫助我們消除了很多重複的電子郵件，節省了我們專注於更重要事情的時間。 我們可以輕鬆地在板上看到某人正在從事的項目以及他/她的進度。 這有助於我們掌握最新信息並提高工作效率。 此外，Trello可以與我們其他喜歡的工具集成，例如Google Drive，Slack和Evernote，這是一個巨大的優勢。
哈姆納·阿姆賈德（Hamna Amjad）
我是Ridester的社區經理，每月可獲得65萬遊客。 在包括Entrepreneur，Inc，《福布斯》和《讀者文摘》在內的數家頂級出版物中都提到了Ridester。 Ridester是一家全遠程公司，其員工都在多個國家/地區進行遠程工作。
悉達多·古普塔（Merch-Mettl）
- Facebook的工作場所
在Facebook的Workplace的幫助下，您與團隊成員之間的距離只是距離，而不是生產力和敬業度。 遠程工作者通常會錯過一些有趣的活動，但是藉助無縫的，支持AI的功能和流程，一切看起來都非常容易。 與任何社交媒體平台一樣，Workplace的使用方式很有趣。
您可以在新聞訂閱源門戶上獲得持續更新，可以隨時開始直播視頻，進行視頻會議並利用即時消息傳遞-所有設備上的所有內容-無論是移動設備，筆記本電腦還是平板電腦。 作為加載項，您還可以修復其他工具（如Office 365）並在旅途中跟踪各種問題。
- WhatsApp的
WhatsApp經常被忽視，它是專業救星之一。 它被低估了，但是它的普遍性和可用性使其成為全球最受歡迎和依賴的工具之一-您可以為不同項目創建工作組，向人們發送有關工作進度的消息，共享圖像和視頻，還可以召開視頻會議。 這是最簡單的工具，可以幫助人們進行專業的工作和參與。
- 朝體
如果您的職業生涯高度依賴於基於團隊的工作-向經理報告，或者您有人員向您報告-並且在遠程工作時您需要他們的不斷更新-Asana就是您的理想工具。 它可以廣泛地用於您的專業工作，因為您可以輕鬆地檢查正在發生的事情，已完成多少個項目，誰仍在等待提交作品，甚至可以附加並檢查各種附件，例如文檔，圖形和視頻-一口氣。
悉達多·古普塔
Siddhartha Gupta是Mercer-Mettl（一家人力資源技術公司和領先的人才評估公司）的首席執行官，該公司使企業能夠在整個垂直行業的人才招聘，管理和培訓方面做出準確的人員決策。
William Lipovsky，第一季度財務
在第一季度金融公司，我們最喜歡的在線協作工具是Slack 。 我們的遠程研究人員，作家和編輯團隊會不斷使用Slack進行協作和交流。 編輯者可以共享信息並彼此之間以及與我們的作者交換想法，同時通過多輪編輯發送草稿。 作為一個團隊，我們可以與每個人都有同等機會分享他們的意見來討論樣式指南或政策變更之類的事情，而這可能是人口稠密的視頻會議或語音電話無法實現的。
作為交流工具，Slack是我們日常工作流程的組成部分，並且Slack對於遠程組織的好處顯而易見。 當一個團隊遍布世界各地時，我們無法進入彼此的辦公室或聚集在會議室中共享信息。 Slack使我們能夠一對一或成組地快速有效地解決任何問題。 沒有比向所有需要通知的人發送Slack消息更快的方法來確保我們的員工能夠及時掌握新的政策或項目。
威廉·利波夫斯基
威廉·利波夫斯基（William Lipovsky）在10歲時就開始在股票市場上投資。當他21歲大學畢業時，他寫了一張支票以償還16,500美元的貸款。 威廉擁有領先的消費者信息網站First Quarter Finance。
隨您去吧-我們採訪的遠程公司最喜歡的在線協作工具。 您使用哪些在線協作工具來開展業務？ 在下面的評論中讓我們知道！