搞砸了優先事項？ 您不從事正確的內容項目的5個理由

眾所周知，艾森豪威爾（Dwight D. Eisenhower）是一個非常聰明的人–僅有的幾位美國總統中的一員，就任職於橢圓形辦公室而沒有擔任任何類型的民選職務。

艾森豪威爾可能從未擔任過州長或參議員，但他確實贏得了一場以第二次世界大戰聞名的小衝突，他是盟軍在歐洲的指揮官。 您能想像一個需要優先考慮日常決策和任務的高風險情況嗎？ 然而，他找到了一種方法，開創了艾森豪威爾矩陣，後來被斯蒂芬·科維（Stephen Covey）在商業界推廣。

有些任務很緊急。 有些很重要。 有些都是。 這個想法是要仔細確定優先級，以便您將盡可能多的時間花在重要任務上（顯然首先是重要的緊急任務），而又不會把時間浪費在不重要的緊急任務上，尤其是不要浪費時間在既不緊急也不重要的任務。

這種心態對於創造殺手級內容和贏得戰爭一樣有用。 “在每種情況下，無法有效地確定優先順序都會導致失敗，” Intermountain Healthcare的數字營銷經理Nicholas Dragon說。

當團隊無法設定切合實際的優先事項時，就會錯過最後期限，項目被推遲，客戶感到不滿，並且團隊的效率越來越低。 您到了90％的時間都將火撲滅的地步，而不是製造出酷的東西。

如果您不希望自己在內容營銷方面取得勝利，或者您正在努力區分自己是否正在開發正確的內容，那麼這可以歸結為五個簡單的優先事項問題。 針對組織中的以下每個方面，您最終將能夠帶領您的團隊擺脫緊急狀況，進入不重要的領域，在那裡生產出令人讚嘆的東西。

1.您不知道工作隊列中有什麼

尼古拉斯說：“與許多小組一樣，我們收到的請求超出了我們可能完成的範圍。” “這曾經使我們感到沮喪，因為我們試圖將所有人的一切都做，並且讓請求者設置優先級。”

當有人要在尼古拉斯辦公室停下來，需要明天或下週開會或下週的活動時，他的團隊就會採取行動並實現這一目標。 他說：“我們讓他們的問題成為我們的問題，這對我們所有其他項目的期限造成了多米諾骨牌效應。”

由於他沒有清楚了解其團隊當前和即將開展的工作的完整清單，因此很難計算出同意每一個最後一刻的幫助請求的真正後果。

Office彈出窗口不是工作請求進入團隊隊列的唯一方法–就是問題所在。 一些項目是通過仔細計劃而啟動的，這些計劃是由季度計劃會議或個人啟動會議產生的。 其他郵件可能是通過電子郵件或便簽，即時通訊程序甚至是文本或語音郵件發送的。 在會議上還有其他事情可以提及（“嗨，麗莎，我認為我們需要聽從布雷克的建議。您的團隊可以將其作為行動項目並在第三季度實現嗎？”）。

由於請求從各個方向飛來飛去並以不同的格式到達，因此無法相互評估並知道首先解決哪個項目。 您需要的是一致性和可見性。 這意味著要求每個人都盡可能通過一個門戶網站提交所有請求。 選項包括：

• 定制票務系統
• 任務或工作管理軟件
• 單個電子郵件收件箱（例如[受電子郵件保護]）
• 送入電子表格的Google表單
• 您團隊中的個人被分配來處理所有傳入請求

無論您選擇採用哪種方法，目標都是要有一個位置可以查看您的團隊需要準備的內容–並且所有新請求都可以進入同一個平台，因此您可以權衡每個目標其他。 那整個停在桌面上的事情以及一個明天就要到期的內容項目，並且站在那兒等著您達成一致？ 是的，您需要關閉它。

2.您尚未定義優先級標準

許多團隊花時間在錯誤內容上的另一個原因是，他們找不到區分重要任務和不重要任務的好方法。 取而代之的是，他們寬鬆地根據以下各項選擇優先級：

• 有多緊急。 鑑於有時緊急情況的唯一原因是因為請求者沒有事先計劃，所以這是一個可怕的想法。 有沒有聽說過這樣的話：“您缺乏計劃並不構成我的緊急情況”？ 這是一個好記憶。

• 誰要的。 是的，與來自夏季實習生的建議相比，您應該更加重視CEO提出的項目，但是如果組織結構圖上方的每個人都對每個請求都自動接受，則您的工作將不會有效。 畢竟，當您收到具有相同政治影響力的個人的兩個相互競爭的請求時，會發生什麼？ 您如何在這些之間做出選擇？

• 它看起來多麼簡單或有趣。 您一直想嘗試創意視頻內容，因此，當執行贊助商為您帶來一個有趣的視頻項目時，您可能會隨意將其放入請求隊列的頂部，而不會真正權衡其對其他優先級的影響。

• 請求的定義程度。 要求A向您詳細介紹。 您確切地知道期望是什麼，以及如何去實現它們。 請求B含糊不清，定義不明確，但是您可以看到它具有真正的戰略價值。 您可能會想將請求A放在優先級列表的頂部，部分是為了獎勵認真和周到的請求者。 但是請求B可能就是金錢所在。

這個系統根本不是一個系統。 這是團隊在生存模式下對請求做出反應的方式。 取而代之的是，您必鬚根據預設條件定期停止並評估工作量，既要知道自己的位置，又要有秩序使混亂。 一些組織將使用記分卡或積分系統來簡化此過程。 其他人則使用敏捷營銷方法確定每週甚至每天的優先級。

“最近，我們根據項目要求開發了一種新的錄取流程，”尼古拉斯說。 “我們首先為項目設置默認優先級，並改善有關時間和交付預期的溝通。 任何與組織的運營目標沒有直接聯繫的項目都會自動獲得非優先級狀態。”

尼古拉斯認為只有兩個優先級：某事要么是優先（即與運營目標相關），要么不是。 他說：“如果您需要將某些東西放在第二或第三優先級存儲桶中，那實際上並不是優先事項。” “別這樣。”

3.您的優先排序標準與公司策略不符

也許您正在努力確定傳入任務的優先級，但是如果您在此過程中沒有牢記公司戰略，那麼您的標準清單僅是可愛的牆壁裝飾。

另一方面，如果您的優先級標準可以直接與關鍵的公司目標聯繫在一起，那麼它們將變得無懈可擊–尤其是當那些不可避免的闖入者試圖讓您改變或打破他們的寵物要求的規則時。

在軟件行業的主管級別工作的Chris Savoie說，經理必須將自己視為翻譯者。 您對所報告的人說一種語言，對所管理的人說另一種語言。 您的工作是將公司戰略轉化為可行的工作。 當工作完成時，您必須將結果轉換為老闆關心的數字。

克里斯說：“我花費的精力將團隊的工作轉化為可報告的指標，有助於揭示我應該關注的數字，並且可以確保進入團隊的項目與老闆想要的戰略目標保持一致。”

無論是在最初的優先級排序過程中，還是在報告完成的項目時，都必須在團隊的努力與公司最重要的戰略計劃之間劃清界限。

4.您沒有高管買進

在選擇優先級標準時，您可能會牢記關鍵的戰略目標，但是如果老闆不知道，他們就不太可能尊重您的流程。 您需要從管理層那裡獲得皇家印章。

將您的過程講清楚，再講您的推理。 說明要保持專注於將優先推進公司議程的優先事項，每個人（包括他們）都必須遵循概述的流程。 沒有人能獲得免費通行證，可以提前完成項目。 明確表示，通過退出您的流程，他們授予您對任何人（包括他們）說“不”或“不”的權限。

“受賄。 甜甜圈。 山露。 人們嘗試各種事情來解決這個問題。”尼古拉斯說。 他將最常見的嘗試稱為“我是爸爸”例程，在該例程中，人們跳過了命令鏈中的步驟，以迫使團隊遵守不切實際的要求。

他說：“通過目前的流程，我們與高級領導團隊一起開發了每個人都可以同意的東西。” “在包括高層管理人員在內的所有人的支持下，'我在說爸爸'的方法行不通。 如果有人嘗試使用該方法，則第一個問題是：“您是否遵循該過程？””

5.您沒有執行規則

您可以擁有世界上所有的行政人員支持，但是如果您對遵循自己的流程和執行規則前後不一致，那麼它們將一次全部瓦解，一次完成一個內容項目。 如果發現很難勤奮地按照自己的程序進行操作，請考慮它過於復雜的可能性。

尼古拉斯說：“無論目的如何，成功的過程都很簡單。” “一個簡單的過程只需要很少的時間就可以完成，並且沒有誤會的餘地。 如果您的錄取表格是整個頁面，並要求提供有關字體大小和字距調整的技術詳細信息，那麼有多少人會花時間填寫？ 取而代之的是，他們將尋找新的和有創意的方式來解決它。”

優先權

內容團隊如何確定最重要的內容，以使他們不會經常被當前看來迫在眉睫的緊急任務所吸引？

首先了解您當前和即將進行的工作。 定義確定新項目優先級的設置標準（例如分數係統或記分卡），並確保這些標準與公司目標保持一致。 向管理人員介紹您的計劃並獲得支持。 然後在您設置的邊界內工作，不要讓任何人規避規則。 如果這一切都失敗了，那不會，只是問問自己：艾森豪威爾會做什麼？

編者註：感謝Workfront對Content Marketing Institute的支持，這是有償的。 本文經過獨立審核和編輯，以確保與所有非贊助博客文章遵循相同的編輯指南。

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封面圖片：Joseph Kalinowski /內容營銷學院