週二小貼士：27 個最省時的活動策劃技巧

活動策劃者如何改進？ 當然還有一些節省時間的活動策劃技巧和竅門！ 我們在此創意列表中收集了現代活動策劃者所知的 27 項最具創意和最有效的生產力策略，這些創意將給您的活動流程帶來驚喜、啟發並最終為您提供信息。

獲取新的省時活動策劃秘訣

1. 有關於最後一分鐘事件或合同變更的規則。

儘管有很多方法可以處理最後一分鐘的事件更改，但預防是關鍵。 因此，在您的合同中，請確保包含有關在 1-3 個月後、1-4 週後和 1 週後發生重大變化時會發生什麼的規則。 也一定要以書面形式獲得你的工作範圍。

2. 在較小的活動中試駕新員工。

與活動工作人員一起工作本身就是一項技能。 不要在最重要的活動中招聘新員工，直到您至少一次看到他們如何在規模較小、強度較低的活動中表現出色。

3. 向合作夥伴、贊助商和團隊發送截止日期提醒模因。

模因對人類大腦有科學證明的影響。 因此，即使每個人都暗中討厭您的友好提醒電子郵件，添加模因可以幫助觸發我們大腦的記憶形成中心（因為根據定義，模因正在為原本毫無意義的圖像賦予意義）並幫助參與者感受到更大的社區參與感在（或至少可以識別）幾乎部落般的共享中，導致他們知道這一特定的微信息。

4. 讓活動供應商支付滯納金。

沒有什麼比扔掉好錢更能在一個人的底下生火了。 為您的活動供應商設置與您的客戶使用的相同的滯納金參數和數字（費用的大小無關緊要；它的存在應該足以讓他們心生恐懼）。

5. 使用聊天機器人與活動參與者進行交流。

在活動開始前使用聊天機器人來建立您的活動品牌聲音和語氣，提供客戶服務支持，並通過民意調查或調查等方式收集有關您的受眾的數據。

6. 製作活動人員培訓視頻。

在活動前一周，發送一個鏈接到受密碼保護的視頻集，工作人員可以查看（最好是接受測驗），為重要的一天做好準備。 以下是使用直接應用於活動的員工培訓視頻的一些想法。

7. 將您所有的活動社交媒體信息匯集到一個平台中。

Buffer、HootSuite 和 Everypost 等工具將多個渠道整合到一個儀表板中，這樣您就可以鳥瞰您正在分發的內容以及您的活動受眾對它的反應，而無需在六個站點之間切換。

8. 獲得一個多合一的事件管理工具。

最好的活動管理軟件選項應該可以幫助您完成以下任務：制定預算、搜索活動場地、設計平面圖或佈局、與主要利益相關者合作以及幫助營銷活動本身。

9. 從您的計算機設置短信。

必須同時監視桌面上的電子郵件和手機上的消息真的很讓人分心，因此請嘗試將它們全部放在一個地方。 如果你已經有一台 Mac，你或許可以使用 iMessage。 但是，如果您有 PC 或正在與沒有 Apple 手機的人交流，只需按照這些說明進行操作。

10. 集中事件通訊。

普通人在整個工作日中花費 28% 的時間只是發送和回復電子郵件。 通過實施單一事件服務解決方案，您和您的整個團隊都可以在其中共享文檔、整合消息線程並獲取項目狀態的實時更新，而無需打開收件箱，從而為您和您的整個團隊節省大量時間。

11.讓人臉分析軟件為你做市場調查。

面部識別可用於減少手動活動客人簽到，增強活動安全性，創建編程熱圖，並整齊地收集新的潛在客戶。

12. 按緊迫性和重要性組織你的待辦事項清單。

綽號艾森豪威爾矩陣，這個有用的圖形可以幫助您整理您的待辦事項列表，並首先處理最重要的任務（即既緊急又重要的任務）。

13. 在公司內指派一名知情的決勝局。

事件利益相關者之間的分歧不時出現，但為這些解決方案而努力有可能佔用您計劃的大部分時間線。 確保您指定的決策負責人了解情況的所有細節，可以對雙方進行公正的觀察，並且能夠承受壓力。

14. 為你的工作日制定一個非常詳細的時間表。

使用 15 分鐘的時間段計劃活動， 記得安排休息時間，將相似的任務分成相同的時間段。

15. 通過在您的公共日曆上屏蔽個人工作時間來拒絕打擾。

以這種方式阻塞時間有助於確保其他團隊成員在您繼續執行任務時尊重您的界限。

16. 從每個備份供應商那裡獲取訂單、時間和文檔要求。

如果您的供應商出現問題，這可能是最後一刻的問題。 因此，對於您的活動需要的每種類型的供應商，至少有 3 個備份選擇，在您的活動策劃活頁夾中提供所有相關詳細信息。

17. 對工作流程進行大修。

跟踪您每天所做的事情可能會帶來更好的工作與生活平衡，但它也有助於識別當前流程中的弱點。 例如，您可能需要委派更多的管理任務或召開更短的會議。

18. 不斷地將未來活動的潛在演講者和演講者名單添加進來。

收集在您的行業中有影響力的人的姓名，是出色的講師，或已表示有興趣公開與您的品牌合作。 當需要預訂演講者時，您無需花費數小時在 LinkedIn 和您的聯繫人列表中查找任何人——只需參考列表即可！

19. 想像一下，如果您當前的日程增加一倍，您將如何簡化流程。

這個偉大的心理練習迫使你弄清楚，在可以想像的最高壓力情況下，你可能如何處理和克服完全最大化工作量帶來的日程安排挑戰。 這幾乎是擊敗帕金森定律的最佳方式。

20. 列出所有活動志願者將負責的期望和任務（並提前與他們分享）。

在活動當天，回答問題和微觀管理活動志願者太耗時了。 另外，他們會非常感謝您為他們做準備（這是讓您的志願者開心的最佳方式之一）。

21. 自動化事件簽入過程。

通過選擇一款出色的活動簽到應用程序來加快流程。 如果您想提高工作效率，請尋找用戶友好的功能，以進一步減少培訓活動人員如何使用該程序所需的時間。

22. 將桌面屏幕共享到您的手機。

Chrome to Mobile 等工具可讓您輕鬆將所有打開的標籤頁從一台設備同步到另一台設備，這在您前往會議途中、往返某個地點或僅需要保存這些內容時非常有用特定頁面供以後查看。

23. 通過單一的協作平台與演講者爭吵並組織演示。

使用電子郵件回答演講者問題、批准大綱以及收集照片或個人簡介效率不高，這就是為什麼最好使用單一工具將所有演講者集中到一個您可以監督的數字區域。

24. 使用活動註冊網站構建器，而不是從頭開始構建。

此外，使用可定制的解決方案可以更輕鬆地收集觀眾信息、保持高安全級別、增強您的活動策略，並提供足夠多的節省時間的獎勵功能，以完善您的新生產力計劃。

25. 將 QR 掃描儀添加到您的活動應用程序。

在活動中使用二維碼可以更輕鬆地簽到人員，並且可以幫助您的展位或贊助商開展有價值的、能產生潛在客戶的活動，而無需對您的日程安排有任何額外要求。

26. 使用模板創建事件調查和投票。

將移動事件調查應用程序與參與者、贊助商或利益相關者事件調查問題相結合。

27. 使用電子郵件分類工具為您確定收件箱的優先級。

如果您有 Gmail，請嘗試使用 Sortd 之類的工具。 它們有助於將您的收件箱變成待辦事項列表，使用可自定義的列根據您的電子郵件組織任務。 如果您使用不同的電子郵件提供商，請尋找允許您超越基本顏色編碼以提供實際有用的組織幫助的擴展程序。

更多活動策劃秘訣

如果您想找到更多作為活動策劃者提高工作效率的方法，請嘗試在常見問題和解決方案出現之前閱讀它們。 您還可以使用這個可自定義的事件清單來節省時間，或者在下一個大項目開始之前提高您的電子郵件溝通技巧，以製定全面的生產力計劃。