如何為您的客戶跟踪項目和任務

已發表: 2021-11-04

最近的時間跟踪統計數據顯示,僅在未記錄的工作活動中,美國經濟每個工作日損失高達 74 億美元。

通過從客戶那裡正確跟踪和管理您的項目,本可以節省很多錢 - 特別是如果您從事自由職業或在代理機構工作。

但是,您究竟應該為您的項目和任務跟踪哪些內容? 你應該如何處理這個過程?

在這篇博文中,我們將介紹:

  • 如何正確設置項目和任務,以便更輕鬆地跟踪它們。
  • 如何跟踪在項目和任務上花費的時間。
  • 如何跟踪任務和項目的進度和表現。
  • 如何跟踪和區分可計費和不可計費的活動。
  • 如何跟踪估算和截止日期。

如何為您的客戶跟踪項目和任務-封面

目錄

  • 為什麼要跟踪項目和任務?
  • 如何設置和跟踪項目和任務
    • 設置和跟踪項目大綱
      • 如何創建項目大綱
      • 如何跟踪項目大綱
    • 設置和跟踪項目和任務的時間和進度
      • 如何將項目分解為任務
      • 如何跟踪項目和任務的時間
      • 如何跟踪項目和任務的進度
    • 選擇計費方式並跟踪其效率
      • 如何決定您將使用哪種計費方式
      • 如何跟踪計費方法的效率
    • 設置計費方法並跟踪其準確性
      • 如何按小時計費或收取固定費用
      • 如何跟踪計費方法的準確性
    • 設置和跟踪計費和非計費任務
      • 如何區分計費任務和非計費任務
      • 如何跟踪計費和非計費任務
    • 設置和跟踪任務和項目的估算
      • 如何定義任務和項目的估計
      • 如何跟踪任務和項目的估算
    • 設置和跟踪項目和任務截止日期
      • 如何定義項目和任務截止日期
      • 如何跟踪項目和任務截止日期
  • 包起來

為什麼要跟踪項目和任務?

根據項目管理知識體系的第 3 版,項目是“有開始和結束的臨時努力,它必須用於創造獨特的產品、服務或結果”。

在項目管理中,每個項目都由一系列任務組成,您需要在給定的時間段內或在截止日期之前完成這些任務,以完成產品、全面提供服務或達到預期的結果。

因此,考慮到項目是由需要在“給定時間段”內完成的任務組成的“臨時工作”,根據定義,兩者都很容易跟踪。

而且,跟踪項目和任務有幾個切實的好處:

  1. 它將幫助您和客戶了解項目是否會按時完成。
  2. 它將幫助您和客戶了解項目是否會在預算內完成。
  3. 您將獲得一個清晰的項目概覽,您可以稍後進行分析,以了解類似的項目將來是否會為您帶來收益。
  4. 您將獲得幫助您了解將來是否以及如何在類似項目中表現得更好的文檔。
  5. 您將獲得可發送給客戶的具體工作證明——這將提高客戶滿意度,此外您還有機會按時獲得報酬。

如何設置和跟踪項目和任務

在開始跟踪您的項目和任務之前,您首先需要開始一項更重要的任務——確保正確設置所述項目和任務。

要正確設置,您需要執行以下步驟:

  1. 創建項目大綱
  2. 將項目分解為任務
  3. 決定您將使用哪種計費方式
  4. 決定您將如何處理按小時或固定費用計費
  5. 決定哪些任務可計費或不可計費
  6. 定義任務和項目完成的估計
  7. 定義最終項目和任務期限

每個步驟都有自己應該跟踪的元素。

1. 設置和跟踪項目大綱

如何創建項目大綱️

清晰的項目大綱可以告訴您和客戶您可以期望通過該項目完成什麼,以及您在工作時應該注意什麼。

首先,您需要確保參與項目的每個人都了解項目結束時需要實現的目標——即項目目標是什麼。

示例:該項目的目標是在特定時間範圍內和客戶批准的預算內構建和維護健身應用程序。

接下來,您需要在每組相關任務之後建立多個項目里程碑,以便查明和跟踪項目中的重要成就。

示例:您可以為健身應用程序遵循的與設計相關的項目里程碑之一可以是應用程序設計的不同階段:

  • MS 1:完成不同的設計概念
  • MS 2:最終設計概念獲得批准
  • MS 3:已實施的批准設計
  • MS 4:版本發布

之後,您可以建立關鍵績效指標 (KPI) ,用於衡量您或您的團隊在工作中的表現。

示例:您的健身應用的 KPI 可以是:

  • KPI 1:用戶評分
  • KPI 2:轉化率
  • KPI 3:每位用戶的收入

最後,您還可以建立用於定義和跟踪項目目標及其結果的目標和關鍵結果 (OKR) 。

示例:您的健身應用程序的目標可以是KR1:將開發過程中發現的bug數量減少30%

  • KR2:將單元測試覆蓋率從 60% 提高到 75%
  • KR3:將衝刺能力從 80 SP 增加到 100 SP
  • 如何跟踪項目大綱️️

    • 跟踪項目目標和里程碑

    要跟踪項目目標,首先,在調度程序中計劃和組織您將在項目上花費的時間。

    考慮到您需要的所有資源,無論是額外的團隊成員或設備,還是僅僅是額外的時間,這樣您就不會超出預算。 如果您接近超出預算,請通知客戶可能的更改。

    您可以將項目里程碑與特定日期或任務集相關聯。 達到項目里程碑後,請查看即將到來的工作量。 這將幫助您更好地了解是否需要更改工作流程以適應您當前的工作節奏或方向。

    要了解有關如何最好地設置和跟踪項目目標和里程碑的更多信息,請查看我們關於項目時間表主題的博客文章:

    → 如何創建項目時間表(+ 免費模板)

    • 跟踪關鍵績效指標

    當涉及到您選擇的關鍵績效指標時,它們的類型將決定您如何跟踪它們。

    示例:您可以在Capterra或類似網站上跟踪您的應用程序的用戶評分。

    您還應該區分項目工作中的弱點(即滯後 KPI)和強點(即領先 KPI)。

    然後,您可以嘗試從您的領先指標中學習(例如,您如何最好地構建能夠吸引大量用戶評論的應用程序)。 而且,您還可以努力改進滯後指標(例如,如何提高您構建的應用程序的轉化率)。

    最後,保存項目 KPI 的摘要,以供進一步分析、比較和得出結論。

    要了解有關如何最好地設置和跟踪關鍵績效指標 (KPI) 的更多信息,請查看我們關於該主題的博客文章:

    → 關鍵績效指標 (KPI):為什麼以及如何設置它們,以及 Excel 教程中的 KPI

    • 跟踪目標和關鍵結果

    當涉及到您選擇的目標和關鍵結果時,它們的類型也將決定您如何跟踪它們。

    示例:您可以使用錯誤和問題跟踪工具(例如Jira )跟踪在開發過程中發現的錯誤數量減少了 30%。

    然後,您可以連接數據,並將實際結果與預期的關鍵結果進行比較,以了解您的成功程度。

    最後,您可以再次保存並進一步操作項目 OKR 的摘要。

    要了解有關如何最好地設置和跟踪目標和關鍵結果 (OKR) 的更多信息,請查看我們關於該主題的博客文章:

    → 目標和關鍵結果 (OKR):您需要知道的一切

    2. 設置和跟踪項目和任務的時間和進度

    如何將項目分解為任務

    接下來,為了更輕鬆地跟踪項目,您需要將其分解為任務。 項目類型將幫助您決定如何最好地做到這一點:

    • 任務 = 項目的不同階段

    示例:軟件開發人員可以將開發的不同階段(例如規劃、分析、設計、開發等)用作任務。

    項目的不同階段

    • 任務 = 項目的不同類別

    示例專業的派對策劃者可以使用不同類別的派對策劃(例如餐飲、裝飾、娛樂等)作為任務。

    項目的不同類別

    • 任務 = 項目的不同部分

    示例管家可以使用他或她打掃的房子中的不同房間(例如廚房、臥室、浴室等)作為任務。

    項目的不同部分

    對於某些項目,決定是否應該使用項目階段、類別或部件作為任務相對容易。 其他項目不會那麼明確。 有關如何最好地自定義將項目分解為任務的過程的快速簡便指南,請查看我們關於該主題的博客文章:

    → 如何將項目分解為任務

    如何跟踪項目和任務的時間️

    在接近時間跟踪您的項目和任務時,您首先需要選擇要使用的時間跟踪方法。 而且,您需要考慮如何最好地在您的工作流程中實施上述方法。

    選擇時間跟踪方法

    您可以依靠四種不同的時間跟踪方法來跟踪您和/或您的團隊的工作時間:

    • 紙上法——你通過秒錶測量你花在項目和任務上的時間,然後用筆寫下結果
    • 榮譽系統——你不衡量,而只是估計你將花在項目和任務上的時間。
    • 電子表格方法- 您可以通過在您創建的電子表格或簡單的電子表格模板中手動輸入您在項目和任務上花費的小時和分鐘來衡量您在項目和任務上花費的時間。
    • 時間跟踪軟件方法——您可以使用專門用於時間跟踪的應用程序來衡量您在項目和任務上花費的時間。

    不過,前 3 個列出的方法有其缺點。

    如今,紙質方法可能會被視為有些不專業、效率低下且缺乏準確性。 同樣,榮譽系統過於依賴客戶相信你已經完成了你聲稱已經完成的工作,這可能要求太多——尤其是當你想吸引新客戶時。

    另一方面,電子表格方法可能會給您和/或您的團隊帶來問題。 也就是說,它需要您手動輸入時間這一事實增加了您最終犯下代價高昂的錯誤的可能性。 電子表格和紙質方法都可能是耗時的過程,尤其是在您處理多個項目時。

    最終,時間跟踪軟件方法因其通用性、專業吸引力、速度和準確性而成為最佳選擇。 因此,讓我們看看如何最好地使用此類軟件來跟踪項目和任務時間。

    實現時間跟踪方法

    為了幫助理解和實現這個概念,讓我們來看看我們自己的時間跟踪軟件 Clockify。

    首先,在應用程序中,您可以定義您的項目、任務及其客戶。

    然後,您可以選擇適合您的時間跟踪解決方案——您可以:

    1. 使用計時器跟踪工作時間
    2. 手動添加時間
    3. 在時間表中輸入時間

    如果您想使用計時器跟踪時間,您只需要進入“計時器模式”,為您正在處理的活動寫下描述,然後選擇其項目和任務。 然後,啟動計時器,讓它運行直到您完成活動——一旦完成,停止計時器,系統會將新創建的時間條目添加到下面的時間條目列表中。

    用計時器添加時間
    如果您想手動添加時間,只需切換到“手動模式”,並按照相同的編寫描述-指定項目-指定任務模式。 之後,您可以添加任務的持續時間,而無需擔心開始和結束時間。

    手動模式
    如果您選擇在時間表中輸入時間,您只需要用您正在處理的項目和任務填充時間表行,然後在相應的單元格中添加您的時間。

    在時間表中添加時間
    完成時間跟踪後,您可以使用應用程序的“報告”部分。 在這裡,您將能夠通過過濾結果查看您為特定項目和/或任務賺取的金額。

    發票詳情
    之後,您可以導出您在項目和任務中跟踪的小時和分鐘的 PDF 或 Excel 報告,並將其發送給客戶以作為發票。

    詳細報告

    如何跟踪項目和任務的進度️

    除了跟踪您在項目及其任務上花費的時間之外,您還將受益於實施進度跟踪系統。

    使用應用程序跟踪進度

    要開始跟踪進度,您可以嘗試基於看板的系統,例如Trello或Asana

    這兩個應用程序都基於類似的原則:

    1. 創建一個代表您的項目的板
    2. 創建幾張代表您的任務的卡片
    3. 命名列,以便它們代表放置在其下的所有任務的狀態(例如“Backlog”;“Design”;“To do”;“Doing”;“Code Review”;“Testing”;“Done”)
    4. 在列之間移動卡片/任務,以表示它們的進度狀態(例如,“待辦事項”中的所述任務,與“設計”相關,準備“待辦事項”,當前“進行中”,當前處於“代碼審查”中,在“測試”下,還是已經“完成”?)

    Trello 卡片
    Trello還提供了將“觀察員”添加到您的看板/項目的選項——因此,您可以將您的客戶添加到他們各自的看板中,與您的團隊成員不同,他們只能查看您的個人任務進度,下載附件,添加評論,以及導出板。

    Clockify 中,您的客戶將能夠通過共享報告按時間跟踪項目進度。 只需分享您按正確參數過濾的報告,複製其鏈接,然後將鏈接發送給客戶,客戶即可實時查看更改。

    共享報告

    使進度跟踪更容易

    除了使用基於看板的應用程序來跟踪項目和任務進度外,您還可以使用各種模板來加快上述進度:

    1. 如果您的大多數項目在任務方面都遵循相同的結構(例如,所有項目都涉及分析、設計、開發、內容和管理任務),那麼您最好創建一個項目模板來幫助您複製相同的您承擔的每個新項目的一組任務。
    2. 為了更好地安排您的時間(並因此加快項目工作速度),您可以使用合適的待辦事項列表模板來提醒您確切需要做什麼。
    3. 為了幫助您為優先任務節省足夠的時間(並最大限度地減少浪費的時間),您可以使用合適的時間阻塞計劃模板。

    3. 選擇計費方式並跟踪其效率

    如何決定您將使用哪種計費方式

    現在您已經創建了項目大綱並定義了與項目相關的任務,您需要決定如何對所述項目和任務進行計​​費:

    你會按小時計費嗎?

    或者,你會收取固定費用嗎?

    如果您按小時計費,您將完全根據您投入工作的淨小時數來計費。

    如果您收取固定費用,您將根據您完成的工作範圍來計費,而不管您完成項目需要多少小時。

    無論您選擇哪種計費方式,您都需要一份完整的清單,其中顯示:

    1. 您為項目執行的任務。
    2. 您在單個任務和項目上花費的總時間。
    3. 任務是否可計費的一些指示。 這樣,如果您按小時計費,您將始終清楚地了解客戶欠您的工作費用。

    另一方面,如果您收取固定費用,您仍將向您的客戶提供您所做的工作(以及他們支付的費用)的證明。

    為了幫助您決定如何最好地為您的項目工作計費,請查看我們之前的文章:

    → 工資 vs 小時工:利弊

    → 我們如何使用 Clockify 來跟踪時間和賬單客戶

    → 設計機構如何為他們的項目定價

    如何跟踪您的計費方法的效率️

    在跟踪您選擇的計費方法的效率時,如果您有疑問,最好嘗試一下您擁有的兩個主要選擇。

    首先嘗試實施按小時收費或固定收費的方法。 也許您最終會發現,您最初選擇的替代方法更適合您的項目類型或工作流程。

    或者,您可能會發現您的一種類型的項目更適合按小時收費,而另一種類型更適合固定費用的方法。

    4. 設置計費方式並跟踪其準確性

    如何按小時計費或收取固定費用

    一旦您為您選擇了理想的計費系統,就該決定如何處理計費流程了。

    如果您按小時計費特定價格,您可以實施四種有效的小時費率類型:

    所有項目按每小時收費。 如果:

    • 您的團隊通常從事一種類型的項目
    • 您的團隊由一種專業人士組成
    • 你一個人工作

    示例:由兩名專門從事徽標設計的設計師(35 美元)組成的自由職業團隊。

    每個團隊成員的特定小時費率。 如果:

    • 您的團隊通常從事一種類型的項目
    • 您的團隊由具有不同技能、經驗和專業知識的專業人士組成

    示例:一個由一名設計師(40 美元)和三名開發人員(65 美元)組成的自由職業團隊,專門為時尚網站創建登錄頁面。

    特定項目的特定小時費率。 如果:

    • 您的團隊從事不同類型的項目
    • 您的團隊由一種專業人士組成

    示例:一個由三名開發人員(65 美元)組成的自由職業團隊,他們構建自定義應用程序。

    從事特定項目的每個團隊成員的特定小時費率。 如果:

    • 您的團隊從事不同類型的項目
    • 您的團隊由擁有不同技能、經驗、專業知識的專業人士組成

    示例:一個由兩名藝術家(50 美元)、四名開發人員(70 美元)、兩名設計師(55 美元)、一名音頻專家(45 美元)和兩名視頻遊戲製作人(35 美元)組成的自由職業團隊,他們創建策略和益智遊戲。

    或者,如果您收取固定費用,您可能希望根據單個項目的範圍來定價——這可以圍繞特定任務或任務集。

    示例一個由一名設計師、兩名開發人員和一名創建網站的撰稿人組成的自由團隊將項目的每個元素視為一項單獨的任務,並收取自己的費用:

    • 設置:170 美元
    • 設計和建造 $3,500
    • 內容創作:550 美元
    • 客戶培訓:700 美元
    • 網站維護:$600

    有關如何為項目和任務計費的更多見解,請查看我們關於該主題的博客文章:

    → 項目計費和發票的權威指南

    如何跟踪您的計費方法的準確性️

    在跟踪計費流程的準確性時,帶有完整任務清單的綜合發票始終是關鍵。 它將幫助客戶更好地了解您工作的價值(以及隨後的準確價格)。

    當然,您還需要確保價格本身是準確的:

    • 如果您收取固定費用,請確保您向客戶報出的價格與您在網站上列出的或用於以前客戶的價格相匹配。
    • 如果您按小時計費,請確保您的計算是正確的。 如果您在Clockify 中跟踪時間,您將根據您之前輸入的每小時費率自動計算您跟踪的每一分鐘的每個項目的收入。

    計費率

    5. 設置和跟踪計費和非計費任務

    如何區分計費任務和非計費任務

    現在,是時候決定您將直接為哪些任務付費了? 而且,您會在發票中遺漏哪些任務?

    您肯定希望將主要的、特定於項目的任務標記為可計費並將它們添加到您的發票中。 例如,軟件開發人員將為所有與開發相關的任務收費。

    但是,軟件開發是一個複雜的過程,還需要某些次要的、重複的任務。 您可能需要召開團隊和客戶會議,通過電子郵件或聊天與客戶和團隊成員進行交流,以及定期處理與項目相關的數據。

    儘管這些任務對開發項目至關重要,但您可能應該避免將它們標記為可計費並在正式發票中添加 20 個單獨的“日常會議”項目。

    相反,您可以將您花在會議、電子郵件和處理數據上的時間反映在您將用於開發任務的小時費率中——即提高您的小時費率。

    如何跟踪計費和非計費任務️

    Clockify 中跟踪時間時,您可以指定活動(甚至整個項目)是可計費的還是不可計費的。

    如果您已將任務標記為可計費,則其金額將添加到該項目的總金額中。

    或者,通過將任務標​​記為不可計費,您將其從您的直接收入中排除。

    可計費和不可計費的任務
    這裡的關鍵是最大限度地增加您在可計費任務上花費的時間,以增加您個人從項目中獲得的價值。 因此,請考慮您是否在某些任務上浪費時間,而應該將這段時間分配給未來更重要(和更有利可圖)的任務。

    示例:您是一個由 5 人組成的自由團隊,他們發現他們每天在會議上花費 1 小時,但可以將時間減少一半 - 這樣,您每天可以節省 2.5 小時,或每週節省 12.5 小時,總計.

    要了解有關計費和非計費任務的更多信息,以及如何在兩者之間找到完美平衡,請查看我們關於該主題的博客文章。

    → 計費和非計費時間:如何找到完美的平衡

    6. 設置和跟踪任務和項目的估算

    如何定義任務和項目的估計️

    您需要為客戶回答的一些最重要的問題如下:

    • 項目什麼時候完成?
    • 它要花多少錢?

    如果您收取固定費用,您可以根據現成的價目表估算價格。 然後,您可以根據過去完成的類似項目的經驗來估算時間。

    但是,如果您按小時定價,明確的時間估算將為您提供有關客戶預期支付多少的明確數字。

    示例1:由兩名專門從事徽標設計的設計師(35 美元)組成的自由職業團隊可以為 20 小時的時間估算報價 700 美元的價格估算。

    示例 2:由一名設計師(40 美元)和三名專門為時尚網站創建登陸頁面的開發人員(65 美元)組成的自由職業團隊可以為 80 小時的時間估算報價 4,450 美元(例如,40 美元 x 30 + 65 x 50 美元)

    示例 3:構建自定義應用程序的三名開發人員(65 美元)的自由職業團隊可以為 480 小時的時間估算報價 31,200 美元。

    示例 4:由兩名藝術家(50 美元)、四名開發人員(70 美元)、兩名設計師(55 美元)、一名音頻專家(45 美元)和兩名視頻遊戲製作人(35 美元)組成的自由團隊,他們創建戰略和益智遊戲可以報價 54,100 美元1,000 小時時間估算的價格估算。 (例如 $50 x 200 + $70 x 300 + $55 x 200 + $45 x 160 + $35 x 140)

    如何跟踪任務和項目的估算️️️

    如果您在Clockify 中跟踪時間,您將能夠為項目和任務設置時間估計,然後根據您的實時結果跟踪它們。

    隨著項目的進展,您會看到項目和任務的估計欄已填滿。 因此,您將能夠判斷何時危險地接近於打破您的時間估計,並間接地知道您的預算。

    時間估計

    7. 設置和跟踪項目和任務的截止日期

    如何定義項目和任務截止日期️

    相對於您正在處理的其他項目、您將用於該項目的資源以及您將擁有的任務數量,您需要設置一些明確的項目和任務截止日期。

    任務截止日期將直接與項目截止日期相關,並且所有這些都將與您剛剛設置的項目估算相關。

    例如,如果您為每三個開發人員定義了 480 小時的項目完成估算,這意味著您需要大約一個月的時間來完成(如果你們三個人每週都在項目上工作 40 小時)。

    但是,您的團隊可能會同時處理兩個估計需要 480 小時的項目,這意味著一名開發人員每周可能只能在第一個項目上工作 20 小時。 在這種情況下,兩個月的最後期限可能是您可以向客戶報價的第一個實際日期。

    在這個例子中,我們讓自由開發者團隊的所有三名成員同時開始處理這個項目。

    但是,實際上,事情很少這麼簡單——因為有一種叫做任務依賴的東西。

    任務相關性決定了您可以按什麼順序處理任務。 而且,一項任務可能依賴於另一項任務,因此您需要:

    1. 在開始任務B之前完成任務A
    2. 與任務C同時啟動任務B
    3. 在完成任務 D 之前完成任務 C
    4. 在完成任務 B 之前開始任務 D

    現在,列出的任務總共可能需要 480 小時。 但是,他們的任務依賴類型(以及分配給他們的人)也會影響您可以向客戶引用的實際結束日期。

    如何跟踪最終項目和任務截止日期️️

    如果您在Trello 中跟踪您的項目和任務進度,您可以為您計劃的每個卡片/任務定義單獨的截止日期。

    這些單獨的任務截止日期將幫助您確定項目截止日期是否現實。 現在,如果您一直錯過任務截止日期,那麼您肯定應該最終為項目協商延長截止日期。

    Trello 截止日期

    包起來

    項目和任務看似複雜的概念,其中包含您需要考慮和跟踪的各種重要元素。

    通過項目大綱,跟踪項目目標、里程碑、關鍵績效指標、目標和關鍵結果至關重要。

    對於一般的項目,將它們分解為可以輕鬆跟踪其時間和進度的任務至關重要。 此外,您應該定義價格和時間估計,以及明確的截止日期。

    當涉及到您的計費方法時,您應該跟踪其準確性、效率,以及區分可計費和不可計費的任務。

    最後,跟踪項目和任務的各個方面似乎是一個複雜的過程,但是,一旦您定義並組織了您需要的一切,它就相當簡單。